Wie Pennylane 2.500 Verträge in einem Jahr unterzeichnet hat, ohne sein Rechtsteam zu vervierfachen

Mit schnellem Wachstum und der Reform der E-Rechnung brauchte Pennylane eine Lösung, um schnell und in großem Umfang zu unterzeichnen, ohne die Kontrolle über das Risiko zu verlieren.

• 2.500 Verträge in 12 Monaten unterzeichnet,
• Ein Vertragsteam, das nicht vervierfacht werden musste,
• Eine schnelle Einarbeitung der operativen Teams in Tomorro.

Das Rechtsteam von Pennylane erzählt, wie Tomorro ihm geholfen hat, zum Partner des Unternehmenswachstums zu werden.

Die Herausforderung von Pennylane

Ein Unternehmen, das im Tempo von Pennylane wächst, unterzeichnet ständig Verträge: mit Kunden, Partnern, Lieferanten und Freelancern.

Diese Art von Wachstum kann auf zwei Arten scheitern. Entweder warten die Verträge auf die Freigabe durch die Rechtsabteilung, und das Geschäft wird ausgebremst. Oder sie werden ohne Prüfung unterzeichnet, und das Unternehmen verliert die Kontrolle über sein Risiko.

„Wir konnten uns nicht vornehmen, bei jeder neuen Wachstumsphase einen neuen Juristen einzustellen.“

Die Reform der E-Rechnung brachte zusätzlichen Zeitdruck. Zur Vorbereitung ist Pennylane strategische Partnerschaften mit mehreren hundert Softwareanbietern eingegangen und hat gleichzeitig weiter Verträge mit seinen Kanzleikunden unterzeichnet. Für das Unternehmen war das eine große Geschäftschance. Für das Rechtsteam hieß es, die Partnerschafts- und Sales-Teams zu unterstützen, sehr schnell zu sein und dabei die Interessen von Pennylane abzusichern.

Wie Pennylane Tomorro nutzt

Anstatt jeden Vertrag über die Rechtsabteilung laufen zu lassen, hat Pennylane Tomorro genutzt, um seine Vertragsprozesse mit allen Teams des Unternehmens zu standardisieren und zu automatisieren.

Ein sicherer Rahmen für das gesamte Ökosystem

Das Rechtsteam hat die Kunden-AGB standardisiert und anschließend einen klar abgesteckten Rahmen für das gesamte Ökosystem geschaffen: Partner, Steuerberater, Lieferanten und Freelancer. Vorlagen und Klauseln werden im Voraus freigegeben.

Selbstständige Fachteams

In diesem Rahmen erstellen die Teams ihre Verträge, verhandeln sie und senden sie zur Unterzeichnung, ohne bei jedem Schritt die Rechtsabteilung einzubinden.

Eine Rechtsabteilung, die sich auf Ausnahmen konzentriert

Die Juristen greifen bei Aufträgen und Verträgen ein, die vom Rahmen abweichen, sowie bei langen, strategischen Verhandlungen.

„Dank Tomorro bin ich weniger ein Engpass für die Teams. Es geht schneller, und ich kann mich auf Themen konzentrieren, die für Pennylane mehr bewirken.“

Wie die Einführung verlief

Vor Tomorro haben die Teams ihre Verträge in Word erstellt. Ein Vertrag dauerte etwa eine Stunde, mit mehr oder weniger standardisierten Klauseln, und die Rechtsabteilung wurde in jeder Phase der Vertragsgestaltung eingebunden.

Der Umstieg auf Tomorro verlief reibungslos. Paul Medioni, verantwortlich für Partnerschaften, spricht von einer Einarbeitung ab dem zweiten erstellten Vertrag. Der erste ging zur Prüfung an die Rechtsabteilung, die eine passendere Klausel vorschlug. Der zweite ging direkt raus.

„Die Lernkurve für Tomorro, das waren so etwa zwei Verträge.“

Das ist ein entscheidender Punkt in einem CLM-Projekt: Die Rechtsabteilung wählt das Tool aus, aber die operativen Teams nutzen es im Alltag. Bei Pennylane haben sie es sich sofort zu eigen gemacht.

Die Wirkung von Tomorro im Alltag bei Pennylane

• Volumen ohne Massenrekrutierung bewältigt. 2.500 Verträge in 12 Monaten unterzeichnet, ohne das Vertragsteam zu vervierfachen.
• Selbstständige Teams. Partnerschaften, Sales und Operations verwalten ihre Standardverträge von der Erstellung bis zur Unterzeichnung.
• Kontrolliertes Risiko. Jeder Vertrag wird in einem von der Rechtsabteilung definierten und freigegebenen Rahmen unterzeichnet.
• Eine Rechtsabteilung mit Fokus auf Strategie. Die Juristen widmen ihre Zeit den Verhandlungen mit hoher Tragweite.
• Eine Rechtsabteilung, die zum Geschäft beiträgt. Das Rechtsteam trägt direkt zum Wachstum des Unternehmens bei.

„Wir haben die Zahl der unterzeichneten Verträge deutlich gesteigert und dabei unsere Risiken im Griff behalten.“

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