Cómo Pennylane firmó 2.500 contratos en un año sin cuadruplicar su equipo jurídico

Con un crecimiento rápido y la reforma de la facturación electrónica, Pennylane necesitaba una solución capaz de firmar rápido, a gran escala, sin perder el control de los riesgos.

• 2.500 contratos firmados en 12 meses,
• Un equipo de contratos que no tuvo que multiplicarse por cuatro,
• Una adopción rápida de Tomorro por parte de los equipos operativos.

El equipo jurídico de Pennylane cuenta cómo Tomorro le ha permitido convertirse en un aliado del crecimiento de la empresa.

El reto de Pennylane

Una empresa que crece al ritmo de Pennylane firma contratos constantemente: con sus clientes, socios, proveedores y freelancers.

Este tipo de crecimiento puede fallar de dos maneras. O los contratos esperan la validación del equipo jurídico y el negocio se frena. O se firman sin revisión y la empresa pierde el control de sus riesgos.

«No podíamos plantearnos contratar a un nuevo jurista en cada nueva etapa del crecimiento.»

La reforma de la facturación electrónica añadió una restricción de plazos. Para prepararse, Pennylane cerró alianzas estratégicas con varios cientos de editores de software, sin dejar de firmar con sus despachos clientes. Para la empresa, era una gran oportunidad comercial. Para el equipo jurídico, había que estar preparado para apoyar a los equipos de alianzas y ventas, ir muy rápido y, al mismo tiempo, proteger los intereses de Pennylane.

Cómo utiliza Pennylane Tomorro

En lugar de hacer pasar cada contrato por el equipo jurídico, Pennylane ha utilizado Tomorro para estandarizar y automatizar sus procesos contractuales con todos los equipos de la empresa.

Un marco seguro para todo el ecosistema

El equipo jurídico estandarizó las condiciones generales para clientes y después construyó un marco claro para todo el ecosistema: socios, asesores contables, proveedores y freelancers. Las plantillas y cláusulas se validan de antemano.

Equipos de negocio autónomos

Dentro de este marco, los equipos crean sus contratos, los negocian y los envían a firma sin recurrir al equipo jurídico en cada paso.

Un equipo jurídico centrado en lo que se sale del marco

Los juristas intervienen en los encargos y contratos que se salen del marco, y en las negociaciones largas y estratégicas.

«Gracias a Tomorro, paso menos tiempo siendo un cuello de botella para los equipos. Todo va más rápido y puedo centrarme en temas con más impacto para Pennylane.»

Cómo fue la puesta en marcha

Antes de Tomorro, los equipos redactaban sus contratos en Word. Redactar un contrato llevaba aproximadamente una hora, con cláusulas más o menos estandarizadas, y el equipo jurídico intervenía en todas las etapas de la contratación.

El paso a Tomorro fue sencillo. Paul Medioni, responsable de alianzas, explica que dominó la herramienta a partir del segundo contrato generado. El primero se envió al equipo jurídico para su revisión, que sugirió una cláusula más adecuada. El segundo salió directamente.

«La curva de aprendizaje para usar Tomorro fue de unos dos contratos.»

Es un punto decisivo en un proyecto CLM: el equipo jurídico elige la herramienta, pero son los equipos operativos quienes la usan a diario. En Pennylane, se la apropiaron de inmediato.

El impacto de Tomorro en el día a día de Pennylane

• Un volumen absorbido sin contrataciones masivas. 2.500 contratos firmados en 12 meses, sin multiplicar por cuatro el equipo de contratos.
• Equipos autónomos. Alianzas, ventas y operaciones gestionan sus contratos habituales desde la creación hasta la firma.
• Un riesgo controlado. Cada contrato se firma dentro de un marco definido y validado por el equipo jurídico.
• Un equipo jurídico centrado en la estrategia. Los juristas dedican su tiempo a las negociaciones de alto valor.
• Un equipo jurídico que contribuye al negocio. El equipo jurídico participa directamente en el crecimiento de la empresa.

«Hemos conseguido aumentar considerablemente el número de contratos firmados sin dejar de controlar nuestros riesgos.»

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