La gestión de contratos solía ser una tarea manual entre bastidores que no recibía mucha atención. Hoy, está al frente y al centro. ¿Por qué? Porque las organizaciones y los equipos legales ahora saben que la gestión de contratos tiene un efecto dominó que llega a los resultados de una empresa.
Optimizar este proceso crítico, pasando de ser un montón de papeleo que requiere mucho tiempo a un sistema en línea optimizado, impulsado por flujos de trabajo automatizados, conduce a una mayor tranquilidad y mayores ganancias.
Según la Asociación Internacional de Gestión Comercial y de Contratos (IACCM), el 80% de los acuerdos B2B se rigen por contratos. Eso significa que, si bien el panorama empresarial global continúa cambiando rápidamente, con nuevos sectores y tendencias surgiendo todo el tiempo, una cosa sigue siendo omnipresente: los contratos.
Ya sea grande o pequeña, cada empresa solidifica la mayoría de sus transacciones y asociaciones con un contrato firmado. Piense en todo el ir y venir que puede haber entre los equipos internos que diseñan un contrato determinado, así como las partes que lo firman.
Desde la contratación de empleados hasta asociaciones comerciales masivas, compras y acuerdos de confidencialidad (y todo lo demás), los contratos están en todas partes. Y hay más letra pequeña que nunca. Entonces sabes que está sucediendo mucho más que simplemente obtener esa firma. La forma en que se mantienen los contratos a lo largo de todo su ciclo de vida está experimentando una transformación necesaria.
Comprender qué es la gestión de contratos (junto con sus impactos, desafíos y futuro) es absolutamente clave para poner a su equipo a la vanguardia hoy y mantenerlo como líder mañana.
¿Por qué la gestión de contratos es fundamental?
En 2021, a medida que avanza la tecnología y el trabajo basado en la nube, los equipos legales se están dando cuenta de que modernizar las prácticas heredadas de gestión de contratos genera enormes beneficios en términos de ahorro de tiempo, mayor cumplimiento y mayor retorno de la inversión.
La crisis económica de la COVID-19 no ha hecho más que aumentar la presión sobre los departamentos jurídicos, que tienen que hacer más con menos, y mucho de ello de forma remota. El 60 % de las empresas encuestadas informaron que la pandemia ha tenido un “impacto de moderado a grave en sus contratos”, y el 85 % admitió la necesidad de mejorar sus actuales sistemas de gestión de contratos (IACCM).
Ahora es el momento de la digitalización. Sin embargo, el 85% de las empresas todavía gestionan sus contratos manualmente (Aberdeen). Y eso significa que repensar la gestión de contratos de su propio equipo mediante la implementación de un sistema moderno es una forma eficaz de adelantarse a la curva.
Gestión de contratos 101: ¿Qué es exactamente la gestión de contratos?
Desde el apretón de manos hasta la firma húmeda y la firma digital, cerrar un trato ciertamente ha evolucionado. Pero es simplemente una parte de la gestión de contratos, que implica innumerables pasos y un cronograma más amplio de lo que la gente suele pensar.
En pocas palabras, gestión de contratos es el proceso de gestión integral de la creación, firma y análisis continuo de un contrato.
A medida que una empresa o un equipo legal crece, se hace necesario implementar una solución que lo proteja legal y financieramente, al mismo tiempo que mejore el desempeño de los empleados en cada etapa del contrato. gestión.
Cuantos más contratos haya, mayor será el papel que desempeña la gestión de contratos en la salud general de una empresa. En última instancia, una gestión de contratos eficaz es una gran ayuda para la eficiencia, la seguridad y las finanzas.
Las 5 etapas de la gestión de contratos
Estas son las etapas tradicionales de la gestión de contratos y lo que se debe tener en cuenta en cada una de ellas:
1. Creación
Este es el inicio del proceso de gestión del contrato. Es la fase en la que usted y su equipo comienzan a redactar el esquema de un acuerdo para incluir de manera exhaustiva y precisa todas las partes requeridas y cumplir con las regulaciones.
- Los métodos tradicionales a menudo implicaban el procesamiento manual de textos mediante el uso de Microsoft Word y, más tarde, Google Docs para crear un nuevo borrador mediante copiar y pegar. Se replica el cuerpo general de un documento anterior, con los detalles esenciales actualizados para reflejar los requisitos del contrato más nuevo. Cuando los defectos se copian y no se controlan durante esta etapa fundamental, pueden repetirse y convertirse en problemas mayores en el futuro.
2. Negociación
La etapa de negociación de la gestión de contratos puede implicar muchas rondas de ida y vuelta, entre partes internas y externas. Aquí es cuando usted elabora todos los términos y condiciones, finaliza las cláusulas legales y cuando actualiza constantemente la información clave a medida que se determinan los cambios.
- A menudo, se contrata a otros miembros del equipo legal o departamentos externos para una revisión completa y control de calidad. Con muchas manos en la olla, tener un estricto control de versiones y transparencia (al mismo tiempo que se mantienen las máximas medidas de seguridad) es fundamental para mantener todo en orden, actualizado y manejado con cuidado.
3. Firma
Esta es la etapa de contener la respiración en la gestión de contratos. Finalizó toda la copia y envió el contrato para obtener las firmas que harán oficial el acuerdo. Haga que esta parte sea lo más fácil posible para sus firmantes para que tenga la respuesta más rápida posible.
- Dado que el trabajo remoto es más común que nunca y que los archivos físicos pasan a un segundo plano frente a los archivos digitales almacenados en la nube, se ha vuelto esencial contar con herramientas de firma electrónica para solidificar sus contratos de forma segura y rápida. Los empresarios y ahora el público en general esperan firmas digitales sencillas.
4. Monitoreo
El hecho de que haya adquirido las firmas necesarias no significa que el trabajo esté hecho y que pueda dejar de lado ese contrato para siempre. Esta es la fase posterior a la ejecución, cuando se realiza un seguimiento continuo para garantizar que se cumplan los términos del contrato, se realicen los pagos, se cumplan los plazos y más.
- Esta etapa de la gestión de contratos requiere mucha supervisión para que no se pierdan los puntos de acción clave y los plazos. El seguimiento manual ha dejado a los gerentes de contratos luchando por encontrar lo que necesitan cuando lo necesitan, y las cosas a menudo se quedan en el olvido.
5. Renovación
Cuando un contrato se encuentra en la etapa de renovación, puede ser un punto fundamental de pérdida o ganancia adicional para una empresa. En este punto, desea tener tiempo suficiente para revisar cómo se cumplió el contrato y luego modificar los términos para su mayor beneficio antes de renovar.
- Desafortunadamente, las fechas de renovación del contrato a menudo pueden pasar desapercibidas y esto puede generar pérdidas financieras, vulnerabilidades de cumplimiento legal y más. Tener un sistema de alerta confiable implementado para recibir notificaciones sobre las próximas fechas de renovación y tener tiempo para evaluar los términos de un contrato antes de renovarlo es clave.
¿Cómo afecta la gestión de contratos al negocio?
La gente suele pensar en la gestión de contratos como una actividad administrativa, no como una que crea valor directamente. Pero los contratos no solo completan un trato, sino que también pueden generar más acuerdos y ahorros en costos operativos cuando se monitorean de manera precisa y eficiente.
La gestión de contratos ineficaz, por otro lado, cuesta a las empresas el 9,2 % de los ingresos anuales (IACCM). ¿Tres razones principales?
1) Aumento de riesgos potenciales que requieren tiempo e incluso dinero para resolverse.
2) Pérdida de tiempo y dinero gastado en tareas de bajo valor.
3) Oportunidades perdidas debido a archivos perdidos, renovaciones pasadas por alto y más.
Ante el aumento actual de los posibles riesgos legales y financieros, las empresas están fortaleciendo sus procedimientos internos y el costo de un contrato se está disparando.
Según un estudio de la IACCM basado en más de 700 empresas, el costo gastado incluso en un contrato de bajo riesgo, desde la redacción hasta la negociación y la firma, ha aumentado en un 38% en los últimos seis años.
Pero cuando las empresas toman lo que ha sucedido tradicionalmente ha consumido mucho tiempo y no era confiable, y optimícelo con tecnología para que sea rápido, transparente y fácilmente colaborativo (con pasos automatizados para una mayor eficiencia), las recompensas son exponenciales.
¿Cuáles son los desafíos de la gestión de contratos hoy?
Los contratos de hoy son cada vez más complejos y hay más personas que nunca involucradas en procesarlos, revisarlos y validarlos.
La mayoría de las veces, puede involucrar equipos aislados con diferentes objetivos. Esto puede crear confusión y demasiadas posibilidades de error sin un estricto control de versiones y transparencia.
Desde la creación y negociación colaborativa del contrato hasta su ejecución, los contratos requieren más recursos para monitorear la letra pequeña, mayores regulaciones y fechas de vencimiento.
Los desafíos comunes que enfrentan los gerentes de contratos durante cada etapa de la gestión de contratos incluyen:
Creación
- Falta de control y coherencia sin plantillas estandarizadas
- Riesgo de cumplimiento de contratos con más regulaciones que nunca
- Demasiados correos electrónicos y versiones de documentos para procesar
Negociación
- Correos electrónicos interminables de ida y vuelta
- Monitoreo poco confiable de cambios con falta de visibilidad
- Grabación manual y falta de control de versiones
Firma
- Falta de validación legal
- Riesgo de firmar o involucrar a alguien que no está autorizado
- Recordatorios interminables para obtener firmas
Seguimiento
- Gestión manual de plazos
- Pérdida de tiempo rastreando información y encontrando contratos
- Falta de datos completos sobre contratos firmados o cláusulas negociadas
Renovación
- Seguimiento manual
- Falta de recordatorios o alertas confiables
- Renovaciones o vencimientos no deseados; Oportunidades perdidas
¿Por qué los equipos legales están reconsiderando su gestión de contratos?
Si bien el 82% de las empresas planean reducir el costo de sus departamentos legales (EY), el 87% de ellas ha visto un aumento en sus necesidades legales en los últimos cinco años. Ser capaz de hacer más con menos es imprescindible.
Los profesionales del derecho saben muy bien cuánto tiempo se gasta (se desperdicia) en la creación de contratos, la supervisión y el seguimiento continuos. A esto se suma el dolor de cabeza de buscar contratos perdidos (y las finanzas perdidas con ellos), además de los errores relacionados con el cumplimiento legal.
Ahora, más que nunca, los equipos legales necesitan encontrar la mejor manera de ahorrar tiempo, energía y dinero gastado en contratos, incluso cuando la cantidad de contratos crece.
El futuro de la gestión de contratos está aquí
Las empresas deben volverse más eficientes mucho antes (y mucho después) de que se firme el contrato. En este punto, ya no es suficiente simplemente tener un repositorio en línea para almacenar todos sus contratos. Herramientas como Google Docs o DocuSign pueden ayudar en el camino, pero cuando están solas, solo resuelven partes del problema.
La ventaja de una solución de gestión de contratos moderna es que toma lo mejor de muchas herramientas dispares y centraliza las funcionalidades importantes de cada una en un único entorno. El software de gestión de contratos de última generación satisface la necesidad de lograr el éxito de extremo a extremo.
Hoy en día, las plataformas completas de software como servicio (SaaS) de gestión de contratos están agilizando (y reduciendo enormemente) el trabajo preliminar de un equipo legal al automatizar la gestión de contratos para lograr una eficiencia y un cumplimiento extremos.
Las soluciones todo en uno permiten gestionar cada etapa del ciclo de vida del contrato en una única plataforma, desde la creación hasta el seguimiento y la renovación.
Aunque siguen proporcionando tantas funciones, las soluciones de gestión de contratos más recientes ahora también se centran en una rápida adopción. Las soluciones SaaS actuales se pueden configurar en unos minutos desde su navegador de Internet. Atrás quedaron los días de la descarga de software, la incorporación compleja y las costosas actualizaciones que conlleva.
Finalmente, las plataformas integrales de gestión de contratos se integran con herramientas comerciales esenciales (Gmail, Outlook, Slack, Salesforce, Drive, etc.). Estas soluciones pueden extenderse más allá del ciclo de vida del contrato para permitir que otros equipos involucrados también ganen productividad.
Los beneficios del software de gestión de contratos en 2021
Dado que nadie tiene tiempo para perderse en un producto complejo que genera más confusión, los sistemas más nuevos deben ser altamente efectivos y fáciles de usar.
Es por eso que el software de gestión de contratos está más de moda que nunca. Por fin puede centralizar todos sus contratos de forma segura, simplificar el proceso de un extremo a otro mediante la automatización y ahorrar tiempo con menos correos electrónicos, todo sin tener que sentirse abrumado por un producto desalentador.
Aquí se desglosa cómo el software moderno está cambiando el juego de gestión de contratos:
1. Creación
Las plantillas de contrato se importan y luego se guardan en la plataforma de gestión de contratos para que los equipos operativos sean autónomos y garantizar que los contratos utilizados sean conformes.
- Las plantillas de contrato preestablecidas se generan con los criterios ingresados por el personal operativo: tipo, país, monto, etc.
- Los datos disponibles en el CRM de la empresa se insertan en la plantilla
- Los datos faltantes deben completarse por la contraparte
2. Aprobación
Los flujos de trabajo de aprobación automatizados permiten que todos los involucrados en la creación y negociación del contrato intervengan en el momento adecuado, con toda la información fácilmente accesible para tomar decisiones más rápidas.
- Los flujos de trabajo de aprobación se definen según las características del contrato (monto, departamento en el origen de la solicitud, tipo de contrato, etc.).
- Un resumen de los elementos importantes a aprobar es fácilmente accesible para el tomador de decisiones
- Los recordatorios por correo electrónico están automatizados
3. Negociación
La negociación se realiza en línea en un documento compartido, lo que permite trabajar juntos (desde cualquier lugar) y realizar un seguimiento de los cambios fácilmente:
- La negociación del contrato se gestiona directamente en un documento colaborativo compartido
- Cada nueva versión del contrato se compara con la anterior
- El historial de cambios es preciso y transparente
4. Firma
La firma se realiza directamente online, sin necesidad de salir de la plataforma:
- El proceso de firma está integrado en la solución
- El orden de los firmantes se define en sentido ascendente, con recordatorios automáticos
- La delegación de poderes se gestiona en la solución
5. Almacenamiento
Los contratos y sus metadatos se almacenan en un lugar central para facilitar el acceso a la información y proteger firmemente los datos confidenciales de la empresa:
- Los niveles de permiso están preestablecidos para gestionar el acceso
- Los contratos se registran en el CRM empresarial con integración
- El historial de contratos antiguos se puede importar de una vez en la plataforma
6. Monitoreo y renovación
El monitoreo y renovación de contratos en una plataforma eficaz se simplifica y automatiza:
- Se registran metadatos, lo que permite buscar el contenido de los contratos almacenados, en particular para encontrar cláusulas
- Se configuran recordatorios automáticos para alertar sobre las fechas de vencimiento de los contratos para facilitar la renovación.
- Los recordatorios se registran en su calendario mediante una integración
7. Análisis
Los datos de los contratos se pueden localizar, filtrar y obtener fácilmente en forma de informes:
- Los informes sobre los contratos son accesibles (tipos de contratos, volumen, cantidades negociadas, etc.)
- Los informes sobre la eficiencia operativa durante todo el ciclo de vida del contrato son accesibles (plazos de revisión, plazos de firma, cláusulas de bloqueo, etc.)
- Una exportación de sus datos puede generarse fácilmente (es decir, en caso de una auditoría)
¿Quién utiliza el software de gestión de contratos?
Los tres equipos principales que aprovechan los beneficios del software de gestión de contratos son:
- Legal: administre todos sus contratos, desde la negociación hasta el seguimiento de los plazos en un solo lugar.
- Ventas: Acelere sus negociaciones con una colaboración más sencilla y firmas instantáneas
- Adquisiciones: Acelere sus negociaciones y tome control sobre los riesgos financieros y legales
- Finanzas: Almacene sus contratos en un entorno seguro y acceda instantáneamente a los datos del contrato cuando los necesite
Gestión efectiva de contratos para el cumplimiento legal
Claramente, los equipos legales tienen mucho entre manos y hay muchas cosas que pesan en sus mentes: preocupaciones de cumplimiento, regulaciones gubernamentales y demandas de clientes tanto internos como externos. Una gestión eficaz de los contactos aligera la carga al aclarar el acto de malabarismo. El departamento jurídico ahora puede mantener una supervisión eficiente y precisa de todas las piezas complejas y sensibles.
Una plataforma de gestión de contratos proporciona un seguimiento de auditoría transparente, control de versiones y generación de informes sencilla. Los abogados pueden encontrar inmediatamente las pruebas que necesitan, ya sea para un caso judicial o para negociaciones de asociación empresarial.
Las firmas legales pueden monitorear con mayor precisión su amplia biblioteca de contratos cuando están almacenados en un repositorio central y de fácil búsqueda que cumple con la RDA y está protegido con cifrado de datos.
La preocupación por la pérdida o filtración de información es cosa del pasado. Además, el sistema de informes integrado de una plataforma brinda a la firma legal una visión completa de cómo se desempeña en su conjunto y contrato por contrato.
Colaboración en la gestión de contratos entre equipos
Si bien las soluciones de gestión de contratos se asocian tradicionalmente con el departamento legal, ahora son utilizadas por todos los departamentos de una empresa para simplificar los intercambios y ofrecer más transparencia.
Pueden facilitar las interacciones entre las partes interesadas internas, gracias a una interfaz construido para acomodar al personal operativo. Los usuarios pueden crear fácilmente solicitudes, generar o incluso aprobar un contrato directamente desde la plataforma, sin necesidad de enviar un correo electrónico.
Ahora que cada persona involucrada en la etapa de negociación puede colaborar en un documento compartido almacenado en un lugar centralizado, la negociación de contratos ha pasado del caótico buzón de correo a una solución dedicada. El proceso se simplifica para que sea claro, transparente y rastreable.
Finalmente, las soluciones modernas de gestión de contratos permiten un fácil acceso a la información para aquellos autorizados a obtenerla. Los equipos pueden explorar contratos directamente con total autonomía según los permisos definidos por la empresa. Esto significa que los abogados ahora ahorran tiempo y ya no tienen que hacer de bibliotecarios.
Tomorro es la forma correcta de gestionar contratos en 2021
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Hemos visto cómo las formas estándar de contratación han impactado negativamente la productividad empresarial y de los empleados.
Estas pérdidas están relacionadas con el tiempo perdido durante el ciclo de vida del contrato, los riesgos causados por la gestión manual de las negociaciones y, finalmente, con las oportunidades perdidas cuando los datos del contrato se descuidan después de la firma.
Ahora hay mucho en juego en reinventar todo el proceso de gestión de contratos, que ha estado demasiado fragmentado con algunas etapas clave tan complejas que es imposible ser efectivo.
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