Preparando el presupuesto de tu departamento jurídico [+ plantilla gratuita]

¿Qué vas a cenar el próximo agosto?

A menudo, consideramos que preparar el presupuesto anual del departamento jurídico es una tarea imposible (como saber qué vas a cenar dentro de diez meses).

Sin embargo, a medida que aumenta la demanda de servicios jurídicos y disminuyen los recursos disponibles (o al menos siguen siendo los mismos año tras año), es más importante que nunca preparar un presupuesto que refleje la ambición práctica del departamento jurídico. departamento.

Sin un presupuesto sólido, la función jurídica corre el riesgo de no cumplir lo suficiente y causar daños legales o financieros a la empresa, además de operar en un entorno de mayor presión.

Pero no temas, es posible preparar un presupuesto que empoderará al departamento jurídico y a la empresa.

De hecho, preparar un presupuesto de primer nivel puede ahorrar tiempo, reducir la fricción y desbloquear un enfoque más estratégico a medida que avanzas en el negocio. el próximo año.

Para ayudarle a lograrlo, exploremos cómo preparar y ejecutar un presupuesto anual eficaz, así como las oportunidades que presenta y los errores comunes. También hemos creado una plantilla de presupuesto del departamento jurídico para ayudarle a poner las cosas en marcha.

La oportunidad que presenta su presupuesto anual

Se requieren presupuestos departamentales para permitir una planificación financiera estratégica que ayude a pronosticar ganancias futuras y minimizar los déficits. Sin embargo, además de la obvia necesidad en términos de control de costos, el presupuesto de su departamento legal en realidad presenta una serie de beneficios consecuentes.

Por ejemplo, elaborar el presupuesto es una oportunidad para planificar con anticipación para satisfacer las necesidades de la función legal y reevaluar lo que realmente es posible dentro del año. El proceso lo obliga a definir prioridades y, por lo tanto, ayuda a garantizar que los recursos legales se utilicen mejor.

Las discusiones sobre el presupuesto anual presentan una oportunidad para colaborar con el equipo de Finanzas y los ejecutivos relevantes para establecer expectativas y evitar sorpresas durante todo el año. Construir estas relaciones también puede elevar el perfil del Departamento Legal dentro de la empresa y aumentar la probabilidad de que se prioricen los asuntos legales.

Además, el proceso de trabajar en su presupuesto significa que tiene la evidencia (en forma de gasto histórico y previsto) para negociar más recursos legales con los poderes superiores que son Finanzas y los ejecutivos. Mostrar el gasto de una actividad versus el costo de contratar un nuevo recurso interno para ejecutar el mismo trabajo puede resultar en un argumento convincente.

Por lo tanto, cuando inicie su proceso de elaboración del presupuesto, hágalo con la visión de que, de hecho, no es una tarea ardua sino un mecanismo de oportunidades.

Antes de comenzar: su kit de herramientas para el presupuesto anual

Allí Hay varias herramientas que debe tener a mano para elaborar un presupuesto anual eficaz para el departamento jurídico. La idea es estimar el costo de cada partida (una suma de dinero asignada para un uso particular en una partida separada del presupuesto) con la mayor precisión posible.

Su conjunto de herramientas debe consistir en lo siguiente.

1. Claridad sobre los objetivos legales y comerciales

Antes de redactar el presupuesto, asegúrese de tener claro lo que el departamento legal espera lograr durante el próximo año. Por supuesto, esto debe estar alineado con los planes de la empresa para el próximo año. Si hay algo grande en el horizonte, es probable que su presupuesto deba girar o asignarse de manera diferente que en años anteriores.

Entonces, ¿cuáles son sus prioridades? ¿Cuál es su dirección de viaje y qué necesitará cambiar o adoptar para llegar allí?

Preparar el presupuesto con sus objetivos en mente le ayudará a comprender qué es realista y si existen lagunas en la financiación. También garantizará que cree un presupuesto que seguirá siendo relevante a lo largo del tiempo.

2. Datos históricos de gasto

El uso de datos históricos de gasto (del último año o dos) puede ayudar a medir el costo de determinadas líneas de pedido. Es probable que uno de los elementos más importantes de su presupuesto sean los honorarios de abogados y proveedores externos. Para que estos pronósticos sean lo más precisos posible, observe el gasto legal externo del año en curso y utilícelo para proyectar los costos para el año siguiente. Por ejemplo, si gastó $20 000 hasta septiembre, puede dividirlo por nueve para encontrar un gasto promedio mensual de $2222. Si luego multiplica eso por 12, descubrirá que es probable que gaste $26,664 en el transcurso de un año. Puede utilizar esto como punto de partida para estimar el gasto del próximo año. También es posible que desee considerar agregar un pequeño porcentaje además de este costo para atender la posible inflación de tarifas.

3. Datos de referencia

Para las líneas de pedido cuyo coste no se puede determinar con certeza, es importante informar estimaciones con el respaldo de datos de referencia. Para hacerlo, puede recopilar información en línea, hablar con departamentos legales internos de otras empresas o hablar directamente con posibles proveedores de servicios.

Por ejemplo, si planea implementar una plataforma de gestión del ciclo de vida de contratos como Tomorro dentro de un año, asegúrese de explorar la página de precios e idealmente hable con el proveedor para evaluar los costos para su uso particular.

4. Una relación sólida con Finanzas

El equipo de Finanzas es el guardián de las claves cuando se trata de presupuesto. Para obtener beneficios que se extenderán a gran parte de su trabajo, debe crear una relación sólida entre los departamentos de finanzas y legal.

Puede fomentar esta relación atendiendo sus solicitudes, escuchando sus sugerencias (e implementándolas cuando corresponda) e invitándolos a sus reuniones de revisión de gastos. Esto evidenciará su voluntad de colaborar como iguales y crear confianza entre los departamentos.

También debe recordar que es posible que sus colegas de Finanzas no comprendan cómo funciona la función legal. Por lo tanto, debe tomarse el tiempo para explicarles el asunto y explorar por qué una determinada actividad legal genera un gasto excesivo.

Construir esta relación lleva tiempo, pero cuando tiene un aliado en Finanzas, encontrará que está más dispuesto a respaldar sus solicitudes de presupuesto.

5. Su equipo legal

Ya sea que haya una o varias personas en su departamento legal, su equipo puede ofrecer información valiosa sobre los requisitos de gasto. Con diferentes experiencias y variadas responsabilidades, cada miembro del equipo podrá abordar la creación de presupuestos desde un ángulo diferente. De esta manera, es menos probable que se pierda algo y es más probable que evite errores. También podrán explicar cualquier excedente o déficit en términos de presupuesto para el año hasta la fecha, lo que puede informar su planificación.

Involucrar a todo el equipo legal es una excelente manera de crear un sentido de responsabilidad colectiva sobre el gasto excesivo. Con un mejor conocimiento y aportaciones al presupuesto legal, cada miembro del equipo tendrá más propiedad sobre las actividades y sus costos asociados.

6. Una plantilla de presupuesto o plataforma de gestión de gastos

Para agilizar el proceso con el tiempo y que sea lo más preciso posible, debería considerar invertir en una plataforma de gestión de gastos. Si aún no está listo para invertir en un sistema, cree una plantilla de presupuesto que pueda usar en los años venideros. Antes de preparar su presupuesto legal, ejecute su plantilla en Finanzas para confirmar que proporcionará la información de una manera que les convenga a ellos también (incluido comprender cómo necesitan dividir los costos).

Para ayudarlo a comenzar, hemos creado una plantilla simple para los presupuestos anuales del departamento legal. Acceda a la plantilla gratuita aquí.

Qué incluir en el presupuesto del departamento jurídico

El presupuesto del departamento jurídico ha evolucionado con el tiempo. Donde antes no incluía mucho más que salarios y costos de abogados externos, ahora también incluye costos como tecnología legal y capacitación.

Generalmente, el presupuesto consta de estas 12 categorías:

1. Salarios y beneficios: el costo del paquete completo de cada empleado (deberá coordinar esto con RR.HH.)

2. Capacitación: el costo de la actividad de desarrollo profesional, como cursos y conferencias

3. Membresías profesionales: las tarifas incurridas por organizaciones de membresía u organismos de certificación

4. Suscripciones: el costo de publicaciones o servicios regulares, como los medios legales

5. Fondo social: el costo de la formación de equipos, ocasiones de celebración y eventos fuera del sitio

6. Asignaciones operativas: la participación del departamento legal en los gastos generales generales del negocio, como el alquiler y los servicios públicos (coordine con Finanzas para esto)

7. Suministros de oficina: el costo de cualquier material de oficina o envío requerido

8. Gastos relacionados con viajes: el costo global de cualquier viaje relacionado con el trabajo, como hacia y desde reuniones fuera del sitio o eventos de capacitación

9. Soporte legal externo: el costo de abogados y contratistas externos (probablemente una de sus partidas más importantes)

10. Tecnología legal: el costo de la tecnología propiedad del departamento legal, como su plataforma de gestión de contratos o sistema de facturación electrónica

11. Costos basados ​​en el proyecto: el costo resultante del trabajo de la función legal, como traducciones o presentación de una marca registrada, propiedad intelectual, litigios, etc. (aunque tenga cuidado: esto no siempre tiene que provenir necesariamente del presupuesto del departamento legal)

12. Varios: cualquier otra cosa

Entonces, estas son las categorías en las que deben clasificarse sus costos. Sin embargo, existe un nivel avanzado que realmente puede ayudar a posicionar a Legal como un socio estratégico para el negocio. La planificación de escenarios dentro de su presupuesto anual demuestra una gran previsión y liderazgo.

Inicialmente, estimará los costos en el contexto de que todo vaya según lo planeado. Sin embargo, es una buena idea incluir algunos presupuestos alternativos específicos de cada escenario para plantar las semillas para futuras solicitudes y ajustes presupuestarios en caso de que surja un escenario en particular. Para hacer esto, pregúntese "¿y si?" y planifique una serie de escenarios que realmente podrían suceder (no pierda el tiempo planificando escenarios poco probables).

Preparación y ejecución de un presupuesto anual eficaz

En resumen, hay 9 pasos para preparar y ejecutar un presupuesto anual eficaz.

1. Reúna su kit de herramientas: tómese suficiente tiempo para reunir la información mencionada anteriormente

2. Cree su plantilla de presupuesto: redacte una plantilla y ejecútela en Finanzas para confirmar que estarán contentos con el presupuesto proporcionado de esta manera (puede comenzar con nuestra plantilla de presupuesto gratuita aquí)

3. Calcule su presupuesto: divida los costos por mes y sea lo más preciso posible

4. Plan de escenario: explore si hay otros escenarios probables y prepare presupuestos alternativos para cada uno de ellos

5. Verifique sus números: comparta el borrador del presupuesto con su equipo, asesor externo, Finanzas y cualquier otra persona relevante partes interesadas

6. Solicite el presupuesto y establezca sus expectativas: estamos en una época de reducción de costos, así que establezca sus expectativas porque es posible que no consiga todo el presupuesto deseado

7. Reconfigurar los planes de acuerdo con el presupuesto aprobado: si no obtiene el presupuesto completo solicitado, debe reevaluar las ambiciones de la función legal y reajustar las prioridades de manera práctica

8. Supervise el progreso con regularidad: establezca controles presupuestarios periódicos para garantizar que los objetivos se cumplan de acuerdo con el presupuesto (y realice un seguimiento del razonamiento detrás de cualquier desalineación entre el presupuesto y el gasto real)

9. Esté preparado para hacer ajustes: las cosas suceden. Continúe desarrollando su planificación de escenarios a medida que surjan situaciones para estar lo más preparado posible

Errores comunes

Preparar su presupuesto sin el contexto de sus objetivos

La temporada presupuestaria puede ser un poco estresante. Como resultado, muchos presupuestos de los departamentos jurídicos se combinan de manera desordenada. Aquellos que ven el mayor éxito son aquellos que crean su presupuesto en el contexto de su hoja de ruta legal y sus objetivos.

No adaptarse si sus objetivos y su presupuesto no están alineados

Mientras prepara su presupuesto, puede identificar brechas en la financiación. Incluso si es sólo una pequeña cantidad, es importante reajustar el presupuesto o sus objetivos para que estén alineados. De lo contrario, corre el riesgo de tener un rendimiento deficiente o gastar demasiado y las consecuencias asociadas con cada uno de ellos.

No involucrar a todo el equipo legal

Como se mencionó anteriormente, involucrar al departamento legal en general es un aspecto importante de la creación del presupuesto. Sin el aporte y la aceptación de todos, tendrá dificultades para articular la necesidad de realizar ajustes a mitad de año. Sin mencionar que la responsabilidad colectiva por el presupuesto conlleva menos presión para cualquier individuo. "Un problema compartido es un problema reducido a la mitad" y todo eso.

Sin incluir las transferencias

En algunos (de hecho, muchos) casos, los proyectos se transferirán de un año a otro. Si olvida incluir estos costos en su presupuesto, puede resultar en una falta de presupuesto disponible y ser un verdadero dolor de cabeza. Esto incluye acumulaciones (¡especialmente facturas de bufetes de abogados!).

Para evitar esto, trabaje con su asesor externo u otros equipos internamente para evaluar cualquier asunto abierto e incluya los costos asociados de cualquiera que se trasladará al nuevo período presupuestario.

No explorar sus opciones de asesoría externa

Los honorarios legales externos pueden parecer como si siguieran subiendo y subiendo, recortando más su presupuesto anual. y más cada año. La mayoría de los abogados internos se sienten cómodos con sus abogados externos y no quieren abandonar el barco. Sin embargo, en estos tiempos de presupuestos más ajustados, es importante explorar sus opciones, estar abierto a abandonar el barco y tener la confianza para negociar sus honorarios legales. Puede consultar los 6 arreglos alternativos de honorarios que los abogados internos deben conocer aquí.

Nunca volver a evaluar el equilibrio entre la carga de trabajo de los abogados internos y externos

El ámbito interno está evolucionando a buen ritmo. Puede darse el caso de que ya no necesite un asesor externo para trabajar en el mismo trabajo que hace unos años. Por ejemplo, quizás haya implementado una plataforma de gestión del ciclo de vida de contratos como Tomorro en el último año. Ha logrado eficiencias, procesos automatizados y equipos de negocios capacitados para autoservicio, lo que ha liberado algunos recursos legales internamente.

Cada año, asegúrese de reevaluar si puede aceptar algo de trabajo internamente.

No cuestionar quién debería incurrir en el costo

Todos los departamentos de la empresa se ven afectados por asuntos legales, por lo que es posible cuestionar si debería ser el presupuesto de Legal el que debe sufrir el impacto de ciertos gastos. Si se le aborda de la manera correcta, podrá convencer a Finanzas de que, de hecho, es responsabilidad de otra unidad de negocios o incluso de un presupuesto de proyecto especial (cuando ese sea realmente el caso, por supuesto).

Para ayudarlo a comenzar, asegúrese de utilizar la plantilla de presupuesto anual del departamento legal de Tomorro. Acceda a la plantilla gratuita aquí: