Gestionar correctamente los contratos se ha vuelto esencial para optimizar la rentabilidad de una empresa pero también para protegerla de riesgos legales y financieros. Tomorro le ayuda a comprender este tema importante, a menudo incomprendido, especialmente cuando el volumen de contratos firmados se vuelve significativo. Consulte la guía a continuación.
¿Qué es la gestión de contratos?
La gestión de contratos agiliza la gestión de un contrato desde el inicio, pasando por la negociación, la firma y el almacenamiento hasta la ejecución. Una vez relegadas a un segundo plano por las empresas, las empresas están empezando poco a poco a contratar gestores de contratos y a equiparse con software de gestión de contratos para ganar eficiencia y controlar los riesgos legales y financieros.
Gestión del ciclo de vida de los contratos Schéma - comarch
Gestor de contratos: una nueva profesión
La investigación de la IACCM muestra que las empresas pierden una media del 9,2% de sus ingresos cada año debido a una mala gestión de los contratos. En respuesta a este conocimiento, algunas empresas están comenzando a revisar sus procesos para limitar los riesgos e identificar oportunidades que puedan reducir los costos en todas las etapas del ciclo de vida del contrato. En los últimos años han surgido gestores de contratos con competencias jurídicas, financieras y comerciales para abordar todos los aspectos del contrato, pero estos puestos se limitan actualmente a grandes grupos o a determinados sectores como el de la construcción, donde el valor de un contrato puede ser evidentemente muy elevado. Para la mayoría de empresas, la tecnología sigue siendo una solución mucho más rentable.
El auge de las soluciones digitales
Las soluciones de gestión de contratos digitales permiten gestionar todas las etapas del ciclo de vida contractual desde una única interfaz; gracias a funcionalidades como asistencia a la creación, colaboración, firma electrónica y recordatorios automáticos. Como resultado, se aceleran los ciclos de ventas, se reduce el coste humano del tiempo dedicado a un contrato y se automatiza el seguimiento de los plazos de los contratos, lo que permite, por ejemplo, optimizar los contratos con los proveedores. El impacto en el flujo de caja es real.
¿Para quién son las soluciones de gestión de contratos?
Históricamente, el software de gestión de contratos era utilizado principalmente por los departamentos legales de grandes organizaciones. Sin embargo, en los últimos años, soluciones como Tomorro han democratizado el acceso a estas herramientas a medida que la tecnología ha evolucionado y las necesidades de las empresas han empujado a los editores de software a desarrollar soluciones más simples y asequibles.
Esto significa que cada empresa que negocia y gestiona contratos puede hacerlo con facilidad y mayor confianza. Hoy en día, las soluciones modernas ofrecen acceso no solo al departamento jurídico sino también a todos los miembros de la empresa, permitiéndoles, por ejemplo, crear solicitudes o acceder a contratos.
Consejos para elegir una solución de gestión de contratos
¿Quieres empezar? Estas son las características esenciales de una solución de gestión de contratos (o CLM) simple y eficaz.
1. Creación
Las plantillas de contrato se guardan en la plataforma para empoderar a los equipos operativos y garantizar que los contratos utilizados cumplan (y estén actualizados).
- Las plantillas de contrato predefinidas se generan en función de los criterios ingresados por el personal operativo: tipo, país, monto, etc.
- Los datos disponibles en el CRM de la empresa se inyectan en la plantilla
- Los datos que faltan se a cumplimentar por el contratante
2. Procedimientos de validación
Los procedimientos de validación automatizados permiten a todos los involucrados en la creación y negociación del contrato intervenir en el momento adecuado, con la información disponible rápidamente para tomar decisiones.
- Los escenarios de validación se definen según las características del contrato (monto, departamento que realiza la solicitud, tipo de contrato, etc.)
- Un resumen de los elementos importantes a validar es accesible para el tomador de decisiones
- Los recordatorios por correo electrónico están automatizados
3. Negociación
La negociación se realiza en línea en un documento compartido, lo que permite que varias personas trabajen juntas y sigan fácilmente el historial de modificaciones
- La negociación del contrato se gestiona directamente en un documento colaborativo compartido
- Cada nueva versión del contrato se compara con la anterior
- El historial de modificaciones es confiable y legible
4. Firma
La firma se realiza directamente online, sin necesidad de salir de la plataforma.
- El proceso de firma está integrado en la solución
- El orden de los firmantes se define previamente, con recordatorios automáticos
- Las delegaciones de autoridad se gestionan en la solución
5. Almacenamiento
Los contratos y sus metadatos se almacenan en una única ubicación para facilitar el acceso a la información y proteger los datos confidenciales de la empresa
- Los niveles de permiso están preestablecidos para gestionar el acceso
- Los contratos se almacenan en el CRM de la empresa mediante una integración
- El historial de contratos antiguos se puede importar a la plataforma de inmediato
6. Seguimiento
El seguimiento de los contratos en la aplicación está simplificado y automatizado
- Se registran metadatos, lo que permite realizar búsquedas del contenido almacenado del contrato, incluida la recuperación de cláusulas
- Se proporcionan recordatorios automáticos de los plazos del contrato
- Los recordatorios se registran en su diario mediante una integración
7. Análisis
Los datos del contrato están disponibles en forma de informes
- Los informes sobre los contratos están disponibles (tipos de contratos, volumen, montos negociados, etc.)
- Los informes sobre la eficiencia operativa a lo largo del ciclo de vida están disponibles (tiempos de revisión, tiempos de firma, cláusulas de bloqueo, etc.)
- La exportación de sus datos se realiza fácilmente en caso de una auditoría para ejemplo
¿Quiere obtener más información sobre cómo la plataforma intuitiva de Tomorro puede ayudarle a afrontar el complejo desafío de la gestión de contratos? Póngase en contacto aquí. Nos encantaría charlar.
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