Durante décadas, el departamento jurídico fue uno de enigmas y complejidad. La empresa hizo solicitudes y los asesores internos las atendieron mientras se mantenían en secreto.
Sin embargo, a medida que la digitalización global comenzó a acelerarse, el ritmo de los negocios se hizo más rápido. Ahora, SaaS es una industria en auge y se mueve a la velocidad de la luz. Esto ha resultado en que los equipos legales necesiten ser más ágiles, más rápidos y mejor integrados en el negocio.
Entonces, ¿cómo pueden los abogados internos trabajar más rápido? ¿Cómo están los abogados de las empresas SaaS agilizando los procesos y logrando la colaboración entre empresas?
¿La respuesta? Centrándose en la simplicidad.
¿Qué significa la simplicidad para los abogados internos?
Por definición, las cosas que son "simples" son fáciles de entender o hacer. Presentan poca o ninguna dificultad.
Para los abogados internos, la simplicidad significa eliminar la complejidad siempre que sea posible. Se trata de reducir la fricción al mínimo absoluto; ya sea dentro del equipo legal, mientras trabaja con otros equipos comerciales o para proveedores, clientes y soporte externo.
Los abogados internos pueden eliminar la complejidad de muchos, si no de todos, los aspectos de su trabajo; desde procesos y operaciones hasta contratos y colaboración.
¿Por qué es tan importante la simplicidad?
Si bien los abogados pueden estar bien versados en lenguajes complicados y procesos complejos, a menudo esto puede ralentizar las cosas; especialmente si trabaja en SaaS y la empresa necesita que sea más ágil y trabaje estrechamente con otros equipos.
Es importante reducir la complejidad en su trabajo y en su forma de trabajar para ayudar a otros a comprender fácilmente, actuar más rápido y pensar más. estratégicamente. Esto dará como resultado mejores resultados que se alcanzarán más rápidamente, así como procesos más optimizados y una colaboración más fluida.
Para las empresas emergentes y en expansión, en particular, la capacidad de moverse rápidamente es una gran ventaja que les permite mejorar su producto a un ritmo, deleitar a los clientes y mantenerse por delante de la competencia. Si los abogados no reducen la fricción, corren el riesgo de ralentizar el negocio, inflar los costos y perder ingresos.
En esencia, cuanto menos complejo sea algo, más rápido podremos avanzar.
¿Cómo pueden los abogados internos eliminar la complejidad?
Eliminar la complejidad no necesariamente es una tarea fácil para los abogados internos. Los abogados se educan utilizando libros pesados y complejos que abordan casos complicados e incluso enseñan algunos términos legales en latín. ¿Sabes cuánta gente habla latín hoy en día? No, yo tampoco, pero son muy pocos.
Por tanto, los abogados deben ir en contra de lo que están acostumbrados. Deben volver a lo básico y operar de una manera más humana y al mismo tiempo pensar de manera creativa. Esto significa no utilizar jerga, así como desafiar constantemente y mejorar de manera proactiva la forma en que se hacen las cosas.
Ahora bien, es importante reconocer que en algunos casos se requiere cierto grado de complejidad; después de todo, estamos hablando de la ley. Pero muy a menudo nos encontramos agregando o aceptando complejidad innecesaria simplemente (perdón por el juego de palabras) porque así es como siempre se ha hecho.
Entonces, para el departamento legal, eliminar la complejidad y reducir la fricción se dividen en dos categorías principales.
1) Eliminar realmente la complejidad (puf, desapareció, así de simple)
2) Traducir algo complejo en algo fácilmente digerible (de '¿eh?' a 'ah')
Exploremos estos.
Eliminar la complejidad
Aquí es donde se hace un ajuste a algo que resulta en que tengan que suceder menos cosas o que se tome menos tiempo para llegar de A a B.
Digamos, por ejemplo, que siempre hay negociación sobre una cláusula particular de un contrato. Esto provoca muchos intercambios entre el equipo legal, el equipo de ventas y el cliente. Cada vez, acabas cambiando la cláusula por una alternativa que se adapte a todas las partes, pero cada vez que lo haces, es necesario que lo apruebe el director comercial. Este proceso retrasa el tiempo para firmar el contrato, puede afectar los resultados del trimestre y también desperdicia el valioso tiempo de todos los involucrados.
Al darse cuenta de que generalmente termina usando la cláusula alternativa, puede reemplazar la cláusula anterior con esta versión en la plantilla de contrato con la aprobación del director comercial. Esta versión recibe mucho menos rechazo y, como resultado, se dedica menos tiempo a la negociación, los contratos se firman más rápido, hay una persona menos en el proceso y se reduce la cantidad de tiempo dedicado a esta tarea de menor valor agregado.
Este es solo un ejemplo de cómo los abogados internos pueden identificar fricciones, eliminar la complejidad y ajustarlas en consecuencia. Esta mentalidad y enfoque se pueden entrelazar a través del trabajo, las operaciones, los procesos y la comunicación legales.
Como otro ejemplo, algunas empresas de SaaS tienen una métrica clave de "tiempo de lanzamiento". El equipo legal identificó que a menudo no recibían suficiente aviso para garantizar que todo estuviera listo a tiempo para las fechas de lanzamiento deseadas. Por lo tanto, decidieron que un abogado asistiría a las reuniones de stand-up del producto.
Al hacerlo, el equipo legal ahora tiene la previsión y un mayor contexto para prepararse en consecuencia con anticipación y garantizar que los desafíos potenciales nunca se conviertan en obstáculos.
También puede reducir la complejidad haciendo uso de las herramientas y la tecnología adecuadas. Por ejemplo, todos hemos experimentado el caos causado por largas cadenas de correo electrónico y varias versiones de un contrato durante las negociaciones. Puede eliminar esta fricción utilizando una plataforma de gestión de contratos para centralizar las negociaciones y controlar las versiones.
Para eliminar la complejidad, es posible que se pregunte:
👉 ¿Es esto realmente necesario?
👉 ¿Podemos eliminarlo?
👉 ¿Son todos los pasos realmente necesarios?
👉 ¿Cómo podemos hacerlo mejor?
👉 ¿Aceptaría esto si lo fuera? ¿del otro lado?
👉 ¿Hay más personas involucradas de las necesarias?
Traducir lo complejo
Traducir lo complejo consiste en simplificar cosas de las que técnicamente no puedes eliminar la complejidad. Al hacerlo, aún puede reducir la fricción en el proceso y, por lo tanto, ofrecer resultados más rápidamente, reducir los costos y reducir el tiempo dedicado a tareas de menor valor agregado.
En SaaS y otras industrias de rápido movimiento, los abogados internos deben trabajar en estrecha colaboración con otros equipos. Para hacerlo de forma eficaz, es necesario encontrar un lenguaje común. Y lamento decirle que el lenguaje común rara vez es jerga legal. Así que comuníquese como lo haría en el mundo real, sin caer en el modo de profesor jurídico.
"Trabajar estrechamente con otros equipos ayuda a reducir la complejidad y, a menudo, descubre una forma más sencilla de lograr sus objetivos. Pero solo puede entender cómo hacer esto si tiene toda la experiencia relevante en las conversaciones".
Frances Coyle, consultora legal y ex directora legal de Monzo
Traducir el complejo podría ser literalmente decir cosas en un lenguaje más sencillo o podría ser explicar algo (en un lenguaje no legal) para evitar fricciones futuras. Por ejemplo, el equipo de ventas siempre acude a usted para pedirle que modifique una cláusula de un contrato. Pero, por alguna razón, no hay margen de maniobra en esa cláusula. Tómese el tiempo para explicar por qué es así, para que el equipo de ventas pueda entender que cambiar la cláusula no es una opción por una razón válida.
Si bien esto puede costarle algo de tiempo por adelantado, le ahorrará tiempo a largo plazo, ya que el equipo de ventas podrá gestionar mejor a la contraparte, acordar los términos antes y dejar de hacerle la misma solicitud con la esperanza de que haya cambiado de opinión.
Cuando se trata de traducir lo complejo, es posible que esté pensando. about:
👉 ¿Todos entenderán esto?
👉 ¿Tiene sentido este lenguaje para alguien que no es abogado?
👉 ¿Cómo puedo evitar que esto suceda en el futuro?
👉 ¿Está lo suficientemente claro?
👉 ¿Necesita más o menos contexto?
En resumen, eliminar la complejidad de los procesos, las operaciones, el trabajo legal y la comunicación es una de las mejores cosas que puede hacer para obtener resultados más rápido, reducir costos y reducir el tiempo dedicado a tareas de menor valor agregado.
Para integrar la simplicidad en su día a día y reducir la fricción, aquí hay cuatro principios que debe tener en cuenta.
1) Trabaje más estrechamente con otros equipos
2) Hable en un lenguaje más humano
3) Elimine pasos, personas o aspectos innecesarios de cualquier tipo
4) Ajústese a lo que funciona mejor a menudo
Para obtener más información sobre cómo los equipos legales pueden respaldar su escala comercial, consulte Legal para escalar FinTech, con France Coyle, consultora legal y ex directora legal de Monzo Bank.
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