No es ningún secreto que la tecnología legal está en aumento.
Pero muchas empresas todavía dudan en adoptar estas soluciones porque no creen que las necesitan todavía o no comprenden completamente la propuesta de valor a largo plazo versus esfuerzo inicial.
Particularmente en el ecosistema tecnológico, construir procesos simples pero robustos y sostenibles es clave para escalar efectivamente un negocio. Ante una carga de trabajo cada vez mayor y cada vez mayor, las empresas y sus equipos legales pueden utilizar la tecnología legal como mecanismo para escalar.
Entonces, ¿por qué las empresas deberían implementar tecnología legal? ¿Cuándo deberían hacerlo? Y lo más importante, ¿cómo pueden hacerlo?
Después de su Legal Spotlight con nosotros, nos entusiasmó escuchar más de Marie Widmer, líder de operaciones legales de Ashbury Legal, exactamente sobre este tema.
¿Cuáles son los mayores desafíos que enfrentan los equipos legales internos cuando se trata de gestión de contratos?
El miedo a la adopción de tecnología es el elemento más difícil de abordar como profesional de operaciones legales. Existe una tendencia general a construir manualmente antes de incorporar la tecnología. Lo cual entiendo: la implementación de una herramienta descubre las debilidades originales en el proceso y puede sacudir algunas hojas. Contratar a un profesional de operaciones legales puede ayudar a aliviar esta tensión, ya que nuestra función es guiar la empresa a través de lo que parece una gran transición.
Eso tiene sentido. Cada vez hablamos más de la digitalización de la función jurídica. ¿Cuál es su opinión sobre el papel de la tecnología jurídica?
Mi opinión es comprar ahora, no más tarde. Hay una gran cantidad de opciones que se adaptan a sus necesidades únicas y a una gama muy amplia de precios. No crea en la idea de que una vez que implemente un sistema quedará estancado. Una vez que los datos de sus contratos estén archivados adecuadamente y los metadatos estén bien organizados, tendrá más poder del que cree para continuar escalando hacia nuevas tecnologías a lo largo de los años. Si contrata a las personas adecuadas para impulsar la implementación en su equipo y guiar el negocio a través de las transiciones, todos se lo agradecerán.
La tecnología legal permite a los equipos legales capturar puntos de datos que nunca creímos posibles. Atrás quedaron los días en los que su personal tenía que incluir la responsabilidad u otros términos de alto riesgo en una hoja de cálculo. La industria ofrece inteligencia artificial que le permite acceder y descargar el perfil de riesgo de su contrato, ahorros clave, acuerdos de nivel de servicio (SLA) y otros elementos que ayudan a comprender el hecho de que Legal es un activo para la empresa, no un centro de costos.
Ha implementado algunas plataformas CLM en su carrera. ¿Cómo ha sido este proceso?
Hasta la fecha, he implementado 4 plataformas CLM y he trabajado con 5 proveedores de CLM en total. El proceso que emprendo para lanzar una plataforma CMS sigue 6 pasos:
1. Organización: mapeo de datos y archivado de todos los contratos y plantillas de la empresa en un repositorio (basado en la nube)
2. Implementación/importación de datos: archivado del repositorio de contratos y metadatos seleccionados en una herramienta CLM
3️. Personalización/diseño: creación de flujos de trabajo de contratos personalizados que cumplan con los requisitos de sus usuarios
4️. Capacitación de usuarios: garantizar que todos los usuarios potenciales tengan confianza y estén completamente equipados para adoptar la plataforma con éxito
5️. Gestión/cumplimiento del programa: monitorear y guiar el uso de la plataforma para garantizar la adopción
6️. Minería de datos: recopilación de metadatos de contratos y usuarios para crear acuerdos de nivel de servicio e informes legales clave
Antes de seleccionar su plataforma CLM, es esencial comprender a sus usuarios. Cada empresa tiene diferentes puntos débiles y necesidades, y diferentes herramientas están mejor equipadas que otras para abordar esas necesidades. Para lograr la adopción por parte de los usuarios, su herramienta y capacitación deben personalizarse para que resulten fáciles y familiares para sus usuarios.
¿Qué desafíos podría enfrentar al implementar un sistema CLM?
El mayor desafío al adoptar CLM es el tiempo. Sus usuarios realmente no quieren ver cómo se prepara la comida; solo quieren comérselo. Elegir cuándo permitir que los usuarios accedan a la plataforma puede mejorar o deshacer la experiencia. Antes del lanzamiento, es importante:
👉 Personalizar y publicar múltiples flujos de trabajo
👉 Importar todos los acuerdos anteriores
👉 Realizar pruebas beta con un puñado de usuarios clave
Después de haber superado estas etapas, podrás pasar a la capacitación y adopción masivas con pequeños obstáculos en el camino.
¿En qué etapa deberían las empresas y los equipos legales internos pensar en implementar un sistema CLM?
Si aún no lo has hecho, hazlo ahora, independientemente de si sientes que todo es perfecto o no. Cuanto más complicado sea, mejor momento para adquirir CLM. La mayoría de los proveedores de CLM ofrecen soporte durante la implementación, el diseño del flujo de trabajo y los procesos de capacitación, lo que debería aliviar el temor de que se trate de una tarea demasiado grande. La importación de contratos antiguos simplemente requiere una descarga de un sistema a otro o una conexión a una unidad de almacenamiento en la nube (SharePoint, GDrive, etc.). El esfuerzo inicial vale la pena para eliminar el tiempo dedicado a explicar procesos de admisión obsoletos a los usuarios, filtrar correos electrónicos y arrastrar elementos manualmente dentro y fuera de las plataformas de firma (¿necesito continuar?).
¿Qué consejo le daría a alguien que esté pensando en invertir en un CLM?
Como mencioné anteriormente, me reuniría con cada departamento y tendría una charla sobre el "estado de la unión" antes de elegir. su CLM. Dedique tiempo a aprender qué les ha funcionado en sus procesos actuales y asegúrese de que su solución CLM y los procesos que cree en torno a ella brinden un servicio mejor y más sencillo que el que tenían antes. Y ten en cuenta que no existe ninguna herramienta en el mercado que pueda proporcionarte todo lo que necesitas. El éxito de CLM depende en gran medida del equipo (o persona) que contrate para implementarlo y del proceso inteligente que se construye a su alrededor.
Gracias Marie, ¡es una descripción general realmente útil para aquellos que no están seguros de cuándo invertir en tecnología legal! Esperamos saber más de usted pronto.
¿Quiere obtener más información sobre la gestión de contratos? Consulte nuestra '¿Qué es la gestión de contratos? Una guía detallada' aquí.
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