Si usted también ha pasado tiempo buscando contratos, pasando horas comprobando si esta o aquella cláusula está presente y en qué forma, sabe la importancia de organizar sus documentos en una biblioteca de contratos.
El primer paso esencial hacia una gestión de contratos eficiente y segura, la implementación de una biblioteca de contratos se ha vuelto indispensable para las empresas modernas.
En este artículo te explicamos los beneficios para la empresa y cómo elegirla. En resumen, debe ser fácil de usar, accesible para los equipos operativos e integrado con sus herramientas preferidas.
Si este artículo te resulta útil, quizás te interese la "La guía completa para modernizar tu departamento jurídico" que puedes descargar aquí.
Accesibilidad y operativa de la información autonomía
La recuperación de información interna es una de las mayores fuentes de ineficiencia empresarial.
Tomemos el ejemplo de un director de marketing que desea utilizar el logotipo de un cliente para una campaña publicitaria.
Si no existe una biblioteca de contratos, es probable que el director de marketing le pida al abogado de la empresa que obtenga la información deseada.
Una vez informado, el abogado busca el contrato en los servidores de la empresa, antes de darse cuenta de que el equipo de ventas no había subido la última versión del contrato.
Tras este descubrimiento, el abogado contacta con el equipo de ventas y finalmente obtiene el contrato tras varios recordatorios. Unos días más tarde, el director de marketing finalmente dispone de la información necesaria para la campaña publicitaria.
Imagínense el tiempo perdido y las consecuencias en la vida diaria del abogado.
Si, por el contrario, se crea una biblioteca de contratos, los contratos están centralizados y son fácilmente accesibles para los diferentes equipos, que pueden volverse autónomos en su búsqueda de información y, por tanto, ser más eficientes.
Reducir el tiempo invertido. buscar información
En la mayoría de los casos, los contratos se almacenan en formato PDF después de la firma.
A menos que se mantenga una tabla de seguimiento actualizada con todas las cláusulas contenidas en cada contrato, es muy difícil para las empresas conocer rápidamente la información clave de un contrato y poder tomar decisiones estratégicas a partir del mismo.
Si estás buscando todos tus contratos con una determinada cláusula, es probable que no puedas acceder a la información en un tiempo razonable. Probablemente se verá obligado a leer todos los contratos uno por uno para encontrar esta información, confiando en su memoria para ahorrar tiempo.
Con una biblioteca de contrato, este no es el caso. Tiene la posibilidad de buscar directamente en función del contenido de los contratos, lo que ahorra una cantidad considerable de tiempo.
Reduzca las pérdidas causadas por un seguimiento deficiente de los contratos
Hoy en día, la mayoría de las empresas todavía utilizan un archivo Excel para realizar un seguimiento de los contratos. Esto es un problema por tres razones.
En primer lugar, el tiempo dedicado a actualizar la información recopilada en este archivo se vuelve muy importante a medida que aumenta la actividad. En segundo lugar, el seguimiento manual de los contratos implica errores humanos inevitables, con elevados riesgos para la empresa, como el incumplimiento de un plazo importante. Finalmente, cuando el equipo crece y se requieren varias personas para gestionar el seguimiento de los contratos, la colaboración en este tipo de archivos se vuelve muy complicada, siendo difícil rastrear el seguimiento de los cambios.
Por el contrario, una solución de gestión de contratos automatizará la gestión del contrato después de la firma, haciendo que el seguimiento sea confiable y eficiente, y con mucho menos esfuerzo.
Biblioteca de contratos de Tomorro
Clasifique sus contratos firmados con opciones personalizadas atributos
El principal desafío para las empresas no es solo centralizar todos los contratos sino también poder encontrarlos rápidamente cuando sea necesario, a menudo con urgencia. Para lograr esto, Tomorro te permite etiquetar la información importante de tus contratos con atributos personalizados. Es muy sencillo: defines la información que se debe completar para cada contrato desde la configuración de la plataforma. Esta información luego aparece en la hoja de resumen de cada contrato y le permite realizar búsquedas precisas basadas en estos atributos en la biblioteca de contratos.
Busque sus contratos fácilmente con vistas filtradas
Si su empresa tiene varios cientos de contratos firmados, sabe lo importante que es poder buscar rápidamente cuando necesita información.
Para hacerte la vida más fácil, hemos diseñado una función de búsqueda filtrada que te permite buscar en tu base de datos de contratos según la información contenida en tus contratos: cláusulas, tipo de contrato, tipo de renovación, etc.
Incluso puedes guardar tus búsquedas para ver estos resultados filtrados cuando sea necesario.
No te pierdas una fecha límite con recordatorios automáticos
Todo el mundo está preocupado por no cumplir con una fecha límite, y es comprensible. No cumplir con una fecha límite de contrato puede tener graves consecuencias para su negocio, por lo que es esencial que su biblioteca de contratos ofrezca recordatorios automáticos de las fechas límite de su contrato.
Finalmente podrás despedirte de tu archivo de seguimiento de Excel, que es difícil de mantener actualizado y poco confiable para ti y tus equipos.
En Tomorro, también hemos incluido una integración con tu calendario para simplificar el seguimiento de tus contratos.
%2520(1).jpeg)
.jpeg)