Cómo crear un departamento jurídico más ágil

En el pasado, los abogados generales (GC) tenían funciones claramente definidas. Pero ahora, con el 70 % de las empresas que cuentan con una estrategia de transformación digital implementada o en progreso*, las líneas están comenzando a desdibujarse.

A la luz de este entorno empresarial que cambia rápidamente, a los GC se les pide que asuman una carga de trabajo más diversa, y también una mayor cantidad de ella. Esto ha provocado la urgente necesidad de que los departamentos jurídicos sean más ágiles; atender los requisitos comerciales de una manera más fluida.

Si los departamentos legales no se adaptan para ser más ágiles, corren el riesgo de ralentizar el negocio, poner a la empresa en riesgo y perder tiempo en tareas que agregan poco valor.

Para ayudarlo con esta transición, estamos explorando lo que significa ser más ágil, por qué es importante para los abogados internos y cómo puede crear un departamento legal más ágil.

¿Qué significa ser más ágil?

'Ágil' ha sido una palabra de moda en los negocios desde hace varios años. Google te dirá que "ágil" es cuando eres "capaz de moverte rápida y fácilmente". Y para ser honesto, suponiendo que es con miras a lograr resultados, esto en esencia da en el clavo.

Para moverse más fácilmente, los departamentos legales ágiles eliminan las fricciones siempre que sea posible; ya sea desde la comunicación interna, durante el ciclo de vida del contrato o al gestionar la carga de trabajo. Las tareas se priorizan por urgencia y retorno de la inversión, en lugar de por el orden en que aparecieron en su lista de tareas pendientes.

Para avanzar más rápidamente, los equipos ágiles asumen que las tareas toman tanto tiempo como usted les asigna. Por lo tanto, los GC ágiles trabajan en bloques de tiempo (por ejemplo, sprints de dos semanas) y realizan controles periódicos con miras a trabajar de manera más inteligente, no por más tiempo, cuando se trata de completar tareas. Para lograr esto, los departamentos legales se comunican de manera efectiva, han optimizado los flujos de trabajo y adoptan tecnología relevante. Puede leer nuestra guía sobre por qué y cómo adoptar una mejor gestión de contratos aquí.

En resumen, la metodología ágil asume desafíos más grandes, los divide en tareas más incrementales y luego las prioriza según su valor agregado relativo. Los flujos de trabajo y procesos ágiles están diseñados para desbloquear la eficiencia pero, lo más importante, la adaptabilidad; atender a los requisitos cambiantes de los clientes, las prioridades comerciales y la dinámica del mercado.

¿Por qué los departamentos legales deberían volverse más ágiles?

En primer lugar, la función principal del departamento jurídico es proteger la empresa identificando y mitigando los riesgos de forma proactiva. Sólo podrá hacerlo si logra mantenerse a la vanguardia, avanzando al ritmo del negocio y su entorno. De esto se trata ser ágil.

En segundo lugar, trabajar de manera ágil hace que los flujos de trabajo sean más ágiles y, por lo tanto, más rápidos, algo que tanto los departamentos legales como los equipos comerciales pueden respaldar. Esto da como resultado que se logre la misma cantidad de trabajo con menos recursos o que se logre más trabajo en la misma cantidad de tiempo.

Otro beneficio que ha demostrado ser especialmente útil a la luz de la pandemia es el hecho de que el trabajo ágil proporciona un ritmo regular de trabajo. Los controles de rutina, como las reuniones virtuales, han ofrecido un medio para seguir progresando frente a la incertidumbre.

Por último, un enfoque ágil ayuda a los abogados internos a evitar perder tiempo en trabajos que ya no son una prioridad, que aún no son necesarios o que podrían no ser necesarios en absoluto. Al clasificar las tareas, usted completa primero el trabajo más crítico y obtiene un mayor retorno de la inversión más rápidamente. Los sprints de trabajo cortos también le permiten adaptarse al entorno cambiante y a las prioridades comerciales, lo cual es excelente para proyectos legales.

¿Cómo se puede crear un departamento legal más ágil?

Convertirse en un departamento legal ágil no sucede de la noche a la mañana. Es un proceso gradual que implica un cambio de mentalidad, procesos y herramientas. A continuación, encontrará siete pasos que le ayudarán a iniciar su camino hacia convertirse en un departamento jurídico más ágil.

1. Incorpore al equipo

Si hay más de uno de ustedes en el departamento legal, asegúrese de que todos comprendan el valor del trabajo ágil compartiendo recursos relevantes, discutiendo ejemplos y hablando en equipo. Si alguien no está de acuerdo con la idea, tendrá dificultades para cosechar los beneficios. Involucre a todas las partes interesadas relevantes en los pasos a partir de ahora.

Si es un abogado interno en solitario, asegúrese de estar comprometido con el trabajo ágil. No hay nada peor que implementar algo sólo porque sientes que deberías hacerlo (y se notará cuando no consigas aprovechar los beneficios de esta nueva forma de trabajar). También puede consultar nuestro artículo sobre cómo ser un departamento jurídico pequeño pero poderoso aquí.

2. Decide la duración de tu sprint

Ya sean períodos de dos semanas o mensuales, elija un período de tiempo corto en el que desee completar las tareas. Al final de cada sprint, puede volver a evaluar los proyectos y volver a priorizar la carga de trabajo según corresponda.

Es posible que desee considerar cómo trabajan otros equipos de la empresa y explorar si puede trabajar en sprints similares. Esto no es necesario, pero ayudará a la colaboración entre empresas y puede hacer que algunos flujos de trabajo sean más sencillos.

Es importante tener en cuenta que no todos los proyectos deben completarse en un sprint, pero para aquellos que llevarán más tiempo, intente dividirlos en hitos y completar una o dos fases en cada sprint.

3. Establezca controles periódicos

La frecuencia con la que desea establecer un tiempo dedicado para reevaluar el progreso y las prioridades probablemente dependerá del tamaño de su equipo. Si es un departamento legal unipersonal, aún es importante reservar tiempo para esto, pero es posible que sienta que una vez a la semana es suficiente. Los equipos un poco más grandes podrían considerar una reunión diaria.

De todos modos, estos controles proporcionan estructura en lo que de otro modo podría ser una tormenta de prioridades cambiantes. Le permitirán dar un paso adelante en la estrategia cuando sea necesario y le darán permiso para desviarse del enfoque original si se presenta una mejor opción.

Durante un check-in, podría cubrir:

- ¿Cuáles son nuestros objetivos principales?

- ¿En qué trabajamos ayer?

- ¿En qué estamos trabajando hoy?

- ¿Hay alguno? ¿Bloqueadores?

- Si es así, ¿cómo podemos eliminarlos?

- ¿Podríamos estar haciendo algo de una manera mejor?

4. Centrarse en los resultados

El trabajo ágil logra tanto éxito porque se centra en los resultados. Tradicionalmente, muchos departamentos jurídicos pueden quedar atrapados en procesos y procedimientos. En cambio, los departamentos jurídicos ágiles se centran en los resultados, dándose permiso para deshacerse de los planes que no funcionan tan bien como deberían y abordar las tareas de una mejor manera.

Al centrarse en los resultados, el departamento jurídico puede aprovechar su lado más creativo, resolviendo problemas de manera que utilicen las herramientas y recursos que tienen a mano en ese momento particular.

Para hacer este cambio, asegúrese de estar siempre pensando en el objetivo final (que podría compartirse con equipos de negocios) en lugar de centrarse exclusivamente en el proceso que está siguiendo actualmente. Necesitará normalizar el cambio de enfoque en busca de una mejor ruta hacia el resultado deseado.

5. Colaboración multifuncional

A medida que un departamento jurídico implementa el trabajo ágil, es probable que tenga que realizar varias iteraciones hasta que descubra qué funciona mejor para usted. Dado que el trabajo ágil es un ciclo interminable de aprendizaje, adaptación y ejecución, debe asegurarse de aplicar esto a la metodología ágil, así como a su trabajo real.

Además, al final del día, el departamento legal existe para servir al negocio. Por lo tanto, lo correcto es mirar fuera del departamento legal para comprender si esta nueva forma de trabajar realmente satisface los requisitos comerciales.

Pregunte a los equipos comerciales sobre su experiencia trabajando con su nuevo departamento legal ágil y comprenda si hay más que se pueda mejorar. Luego podrá considerar la retroalimentación y, si es relevante, implementar cambios. Aprender. Adaptar. Ejecutar.

6. Implemente la tecnología adecuada

Como sabemos, los departamentos legales ágiles se mueven rápidamente. La tecnología permite a los equipos agilizar los procesos y tener una mayor gestión del riesgo, lo que les permite avanzar con mayor ritmo y volverse más estratégicos.

Si bien algunos todavía encuentran intimidante la idea de la tecnología legal, los abogados internos prósperos están adoptando tecnología, como Tomorro, para ayudarles a reducir el tiempo dedicado a tareas de menor valor pero necesarias y, al mismo tiempo, desbloquear valor al ofrecer más control y visibilidad sobre los aspectos legales y financieros. riesgos.

Para implementar la tecnología adecuada, primero comprenda qué problemas está tratando de resolver. ¿Es un desafío de flujo de trabajo? ¿Los contratos te están frenando? ¿La negociación está creando confusión con enjambres de correos electrónicos? Identifique exactamente qué es lo que lo frena y encuentre una solución a su desafío específico.

7. Mantente firme

No plantarías una semilla y esperarías un árbol al día siguiente. Lo mismo ocurre con la creación de un departamento jurídico ágil.

Tanto los abogados internos como los equipos más grandes necesitan tiempo para acostumbrarse a cualquier nueva forma de trabajar. Espere solucionar algunos problemas: le ayudará a perfeccionar su flujo de trabajo ágil, comprender sus preferencias y aceptar lo que es realista para sus circunstancias específicas.

Dé tiempo a su departamento jurídico para adoptar su nuevo ritmo y comenzará a cosechar los beneficios del trabajo ágil.

* Forbes, diciembre de 2019