Después de estudiar el tema, ahora está convencido de la importancia de implementar una solución de gestión de contratos dentro de su empresa para acelerar sus negociaciones y controlar los plazos de sus contratos de forma automática. ¿Pero por dónde empiezas? ¡Elegir la solución de gestión de contratos adecuada es esencial! Tomorro te ofrece una descripción general de las características que debes considerar.
1. Plantillas con variables
Al crear un contrato, a menudo copiamos y pegamos una plantilla de contrato antigua que luego editamos explorando el documento en busca de los campos que deben completarse.
Este primer paso genera errores y tendemos a dedicar mucho tiempo a buscar la información necesaria de las diferentes partes interesadas.
Así que elija una solución de gestión de contratos que le permita insertar variables para completar en sus plantillas. Esta función acelerará su proceso instantáneamente al obligar a las partes interesadas a completar los campos proporcionados, ¡lo que hará que la creación de contratos sea más fácil que nunca!
2. Modo de revisión ergonómico
El modo de revisión es una característica de negociación fundamental que debe ofrecer su solución de gestión de contratos. Le permite procesar comentarios y sugerencias más rápidamente sin tener que volver a leer el documento completo cada vez que se redacta. También mantiene el documento limpio y legible, ya que los cambios se realizan fuera del cuerpo del texto, a diferencia de Word.
3. Historial de versiones
La función de historial de versiones le evita tener que guardar manualmente cada nueva versión del documento en su computadora. Para aquellos de ustedes que manejan mucho ida y vuelta, eliminan el riesgo de error, asegurándose siempre de estar trabajando en la última versión del documento.
Todos los cambios se guardan automáticamente y no se pueden eliminar sin notificar a la otra parte.
Con algunas soluciones, también tienes la opción de realizar un seguimiento de los cambios y el historial de la negociación.
4. Procedimientos de validación interna
Para configurar un ciclo de vida del contrato más rápido, algunas herramientas le permiten definir procedimientos de validación interna. Por lo tanto, puede automatizar validaciones y aprobaciones según ciertos criterios del contrato, como el monto total del acuerdo. Genial, ¿verdad?
5. Firma electrónica integrada
Te sorprendería saber cuántos paquetes de software de gestión de contratos no tienen su propia solución de firma electrónica. Aunque algunos le permiten conectar su cuenta de DocuSign o Adobe Sign, por ejemplo, a menudo tendrá que pagar más para usarlos.
Prefiera el software que tenga un sistema de firma electrónica directamente integrado en la solución.
6. Almacenamiento y recordatorios automáticos
El almacenamiento es una de las cosas más importantes a comprobar. En primer lugar, el almacenamiento compatible es obviamente una cuestión estratégica de protección y confidencialidad de los datos. Así que asegúrese de comprobar qué ofrecen las soluciones del mercado en términos de seguridad y protección de datos.
En segundo lugar, las soluciones de gestión de contratos pueden ahorrarle un tiempo valioso en la búsqueda de cláusulas específicas. Así que eche un vistazo a los sistemas de almacenamiento y búsqueda disponibles para usted.
Algunas de las soluciones más nuevas ofrecen funciones de alerta que le permiten aprovechar su grupo de contratos. Ya no es necesario un archivo Excel para realizar un seguimiento de todas las fechas de renovación. Aprovecha estas herramientas para renegociar tus contratos en el momento adecuado.
7. Integraciones
Con la irrupción de las soluciones SaaS en todos los departamentos empresariales durante los últimos 15 años, las empresas modernas necesitan que sus contratos estén conectados con herramientas CRM como Salesforce, herramientas de facturación como Quickbooks o incluso herramientas de comunicación como Outlook, Slack o Gmail (por nombrar algunas).
Cuantas más posibilidades de integración ofrezca el software que elijas con las principales API del mercado, más eficientemente podrás gestionar tu negocio.
Entonces, ¿cómo encontrar la solución adecuada?
Dicho todo esto, lo más importante es elegir la solución que mejor se adapte a su organización. Tómese el tiempo para configurar demostraciones con los diferentes software, comunique claramente sus objetivos de gestión de contratos y defina las funciones que realmente necesita. Después de todo, puede que no sea tan difícil de encontrar 😉
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