La solución de gestión de contratos más intuitiva

¿Qué es la gestión de contratos?

La gestión de contratos es una forma de optimizar la administración de un contrato, desde su creación hasta su ejecución, incluyendo las etapas de negociación, firma y almacenamiento. Aunque antes quedaban en un segundo plano, las empresas están empezando a contratar gestores de contratos y a equiparse con software de gestión de contratos para mejorar la eficiencia y controlar los riesgos legales y financieros.

Gestor de contratos: una nueva profesión

Las investigaciones de la ACCM muestran que las empresas pierden una media del 9,2% de sus ingresos cada año debido a una mala gestión de contratos. Ante esta realidad, algunas empresas están empezando a revisar su organización para limitar riesgos e identificar oportunidades de reducción de costes en todas las etapas del ciclo de vida del contrato. En los últimos años, hemos visto el surgimiento de gestores de contratos (Contract Managers) con habilidades legales, financieras y comerciales, para que puedan intervenir en todos los aspectos del contrato. Pero estos puestos se limitan actualmente a grandes grupos o ciertos sectores como la construcción, donde el valor de un contrato puede ser muy elevado. Para la mayoría de las empresas, las herramientas tecnológicas siguen siendo mucho más rentables.

2022: el auge de las soluciones digitales

Las soluciones digitales de gestión de contratos permiten gestionar todas las etapas del ciclo de vida contractual desde una única interfaz, gracias a funciones que ayudan en la creación, colaboración, firma electrónica y recordatorios automáticos. Como resultado, se aceleran los ciclos de ventas, se reduce el coste humano del tiempo dedicado a un contrato y se realiza un seguimiento automático de los plazos contractuales, lo que permite optimizar, por ejemplo, los contratos con proveedores. El impacto en el flujo de caja es real.

¿Para quién son las soluciones de gestión de contratos?

Históricamente, el software de gestión de contratos era utilizado principalmente por los departamentos legales de las grandes empresas. Sin embargo, en los últimos años, soluciones como Tomorro han democratizado el acceso a estas herramientas, a medida que la tecnología ha evolucionado y las necesidades empresariales han impulsado a los desarrolladores de software a crear soluciones más sencillas y asequibles, lo que significa que cualquier negocio que negocie y gestione contratos puede hacerlo con mayor facilidad y confianza.

Esto significa que cualquier empresa que negocie y gestione contratos puede hacerlo con mayor facilidad y confianza. Hoy en día, las soluciones modernas ofrecen acceso no solo al departamento legal, sino también a todos los empleados de la empresa, permitiéndoles, por ejemplo, crear solicitudes o acceder a contratos.

Nuestros consejos para elegir una solución de gestión de contratos

¿Quieres empezar? Estas son las funciones esenciales de una solución de gestión de contratos sencilla y eficaz.

1. Creación

Las plantillas de contrato se importan y guardan en la plataforma para potenciar a los equipos operativos y garantizar que los contratos utilizados cumplan con la normativa y estén actualizados.

• Predefinido plantillas de contrato se generan según los criterios introducidos por el personal operativo: tipo, país, importe, etc.
• Los datos disponibles en el CRM de la empresa (Salesforce, Hubspot) se inserta en la plantilla.
• Los datos faltantes deben ser completados por la otra parte contratante.

2. Procedimientos de validación

Los procedimientos de validación automatizados garantizan que todas las personas involucradas en la creación y negociación del contrato dispongan de la información necesaria para tomar la decisión correcta en el momento adecuado.

• Escenarios de validación se definen según las características del contrato (importe, departamento que realiza la solicitud, tipo de contrato, etc.).
• El responsable de la toma de decisiones dispone de un resumen de los elementos importantes que deben validarse.
• Los recordatorios por correo electrónico están automatizados.

3. Negociación

La negociación se lleva a cabo en línea en un documento compartido, lo que permite que varias personas trabajen juntas y sigan fácilmente el historial de cambios.

• La negociación del contrato se gestiona directamente en un documento colaborativo compartido.
• Cada nueva versión del contrato se compara con la anterior.
• El historial de cambios es fiable y legible.

4. Firma

La firma se realiza directamente en línea, sin tener que salir de la plataforma.

• El proceso de firma está integrado en la solución
• El orden de los firmantes se define de antemano, con recordatorios automáticos.
• Las delegaciones de autoridad se gestionan en la solución.

5. Almacenamiento

Los contratos y sus metadatos se almacenan en una ubicación única para facilitar el acceso a la información y proteger los datos confidenciales de la empresa.

• Los niveles de permisos están preestablecidos para gestionar el acceso.
• Los contratos se registran en el CRM de la empresa mediante una integración.
• El historial de contratos antiguos puede importarse a la plataforma de una sola vez

6. Seguimiento

El seguimiento de los contratos en la aplicación se simplifica y automatiza.

• Se registran los metadatos, lo que permite realizar búsquedas sobre el contenido de los contratos almacenados, en particular para encontrar cláusulas.
• Recordatorios automáticos de los plazos de los contratos
• Los recordatorios se registran en su agenda mediante una integración.

7. Análisis

Se puede acceder a los datos de los contratos en forma de informes.

• Se puede acceder a informes de contratos (tipos de contrato, volumen, importes negociados, etc.).
• Informes sobre eficiencia operativa durante todo el ciclo de vida (tiempos de revisión, tiempos de firma, cláusulas de bloqueo, etc.)
• Exportar sus datos es sencillo, por ejemplo, en caso de auditoría.