¿Por qué Doctrine confía en la IA de Tomorro para optimizar sus contratos?

Con 170 empleados en 2025, un fuerte crecimiento y un negocio diversificado, Doctrine necesitaba una solución capaz de centralizar, estructurar y automatizar la gestión de sus contratos. La herramienta elegida debía respetar las normas vigentes.

• 100% de los contratos archivados correctamente con metadatos
• 40 usuarios activos (RR.HH., producto, marketing...)

Hugo Ruggieri, Director de Asuntos Públicos y Jurídicos y DPO de Doctrine, explica cómo Tomorro y su IA Oro han permitido a los equipos ganar en autonomía y productividad.

‍¿Cuáles fueron los desafíos que enfrentó Doctrine?

El departamento jurídico de Doctrine, encabezado por Hugo Ruggieri, está integrado por otros dos abogados. Uno está especializado en temas de RGPD, seguridad y cumplimiento, mientras que el otro se dedica a desarrollar las funcionalidades de Doctrine, principalmente las de IA generativa (GenAI).

Desde el principio, Hugo había identificado claramente una serie de requisitos clave para optimizar la gestión de contratos de su pequeño equipo. El objetivo principal era estructurar y centralizar los contratos, con el fin de ahorrar tiempo y garantizar una mejor trazabilidad.

El equipo legal se enfrentaba a cuatro desafíos principales:

Un volumen creciente de contratos

Doctrine gestiona una amplia variedad de contratos, en particular acuerdos de prestación de servicios, asociaciones y contratos de autor (con más de 100 autores en su negocio editorial). Era esencial automatizar la creación y gestión de estos documentos.

Necesidad de estandarizar y simplificar la validación

Algunos contratos, como NDA y GTC, eran repetitivos. Sin embargo, Hugo tenía que validarlos manualmente periódicamente. Por lo tanto, era importante estandarizar estos documentos para evitar perder tiempo revisando cláusulas estándar.

‍Seguimiento inadecuado de los contratos

Antes de Tomorro, los contratos estaban dispersos, a veces en Drive, a veces en correos electrónicos y otras veces en Slack, lo que hacía que su seguimiento fuera complejo. Era urgente garantizar una trazabilidad óptima y tener una visión general de los contratos en curso (en particular, para las renovaciones y los compromisos de la empresa).

Faltaba un proceso de control para las nuevas herramientas SaaS

Los equipos eran muy ágiles y tendían a probar numerosas herramientas SaaS sin validación legal previa. Esto creó una serie de riesgos de gestión de cumplimiento y compromiso. Por lo tanto, Hugo estableció un proceso claro en Tomorro, de modo que cada nuevo proyecto que requiriera validación contractual le fuera presentado antes de ser adoptado.

Doctrine ha estado utilizando Tomorro desde 2022 para enfrentar estos desafíos. Hoy en día, la herramienta es utilizada por alrededor de 40 empleados en varios departamentos (legal, recursos humanos, ventas, finanzas y productos).

Los beneficios de usar Tomorro

El primer gran beneficio es la considerable aceleración del proceso de contratación. El uso de plantillas preconfiguradas ha eliminado tareas repetitivas y ha facilitado la redacción de contratos.

Otro beneficio importante es el empoderamiento de los equipos. Hoy en día, varios departamentos utilizan Tomorro para gestionar sus propios contratos, sin tener que depender sistemáticamente del equipo jurídico. Por ejemplo:

• RRHH ahora gestiona todos los contratos laborales a través de Tomorro.
• El equipo de ventas tiene contratos estandarizados para ofertas comerciales y NDA.
• El equipo de producto utiliza Tomorro para contratar probadores beta, con un proceso 100 % automatizado que integra Typeform y Zapier.

¿El resultado? Ahorro considerable de tiempo y reducción de la carga de trabajo mental de los abogados. Ahora pueden concentrarse en tareas de mayor valor añadido. Como señala Hugo Ruggieri: “Una vez que todo está configurado, no tengo que preocuparme por eso. Me da tranquilidad.

Este empoderamiento también beneficia a los equipos operativos, como los de ingeniería, productos y ventas. Estos equipos deben poder reaccionar rápidamente a sus proyectos. Tener acceso directo y fácil a modelos contractuales validados significa que pueden evitar que las cuestiones legales se conviertan en un cuello de botella en su trabajo.

Otro impacto clave de Tomorro es la seguridad de los contratos. Antes de la integración de la plataforma, algunos contratos escapaban al escrutinio del departamento jurídico, en particular los que involucraban herramientas SaaS adoptadas por los equipos. Hoy, cada contrato es registrado y monitoreado sistemáticamente, garantizando una mayor trazabilidad y un cumplimiento estricto de los compromisos. Esta centralización garantiza que ningún documento pase desapercibido para el equipo legal.

Lo que Doctrine aprecia de la IA de Tomorro: su integración natural en los procesos contractuales. Desde el principio, Hugo Ruggieri tuvo una particular curiosidad por la IA y estaba esperando ver cómo Tomorro integraría la IA generativa en flujos de trabajo concretos, más allá de los simples chatbots. Según Hugo Ruggieri, la incorporación de Oro, la herramienta de inteligencia artificial de Tomorro, aportó un importante valor añadido, especialmente en términos de gestión y explotación de datos contractuales.

Una de las funciones más utilizadas de Doctrine es la extracción automática de datos. Antes de Oro, los contratos se archivaban sin metadatos asociados, lo que dificultaba su búsqueda y seguimiento. Ahora, cada documento importado se analiza y se estructura automáticamente la información esencial, incluyendo:

• Duración del contrato
• Renovación
• Identificación del cocontratista,
• Cláusulas específicas
• etc.

‍"Antes tenía que tomarme un tiempo para archivar mis contratos correctamente. Ahora, tan pronto como recibo un documento, lo integro en Tomorro sin siquiera pensarlo”, explica Hugo Ruggieri. Otras funciones, como la reformulación y la traducción automática, se utilizan para traducir plantillas al inglés. “Hoy en día, nadie traduce un documento sin utilizar una herramienta como DeepL. El hecho de que esta funcionalidad esté integrada directamente en Tomorro, conserva todas las variables específicas y formatos, es una verdadera ventaja”, añade Hugo Ruggieri.

Hugo Ruggieri está particularmente interesado en AI Review, la nueva función de Oro. Esta característica enriquece automáticamente las políticas contractuales de las empresas, incluso aquellas que no tienen una. Esta capacidad de crear y estructurar repositorios legales utilizando IA podría cambiar las reglas del juego para las empresas, especialmente aquellas que aún no han formalizado sus prácticas.

Como señala Hugo Ruggieri: "La IA generativa. debe ser una tecnología que se integre de forma natural en los procesos de trabajo y mejore los flujos de trabajo existentes”.

Con esto en mente, la IA de Tomorro evoluciona constantemente para integrarse cada vez de forma más natural en las prácticas comerciales.