Cómo Yubo desbloquea recursos legales al empoderar a los equipos operativos con Tomorro

El desafío

En una startup de rápido crecimiento como Yubo significa llevar a cabo tanto tareas muy interesantes y de alto valor como tareas rutinarias necesarias pero de menor valor.

Entre estas últimas, la gestión de contratos diarios o pequeños requiere mucho tiempo. A pesar de que el contenido es similar y poco complejo, requiere varios pasos ineludibles: redactar el contrato, realizar su seguimiento y archivarlo. Cuando todo se hace manualmente, esto genera problemas en varios niveles.

Por un lado, la gestión de contratos sigue siendo una gran carga de trabajo sin ningún valor añadido real. Thomas Bellaïche, asesor jurídico senior de Yubo, estima que solía dedicar al menos 2,5 horas a la semana a cuestiones básicas de gestión de contratos (como cumplir con un repositorio y archivar contratos), lo que era un poco frustrante y parecía una pérdida de tiempo en comparación con otros asuntos legales de Yubo.

Por otro lado, la falta de visibilidad sobre los datos de los contratos es una realidad que todos los abogados experimentan. Sin mencionar que el intercambio con el personal operativo para validar el contrato y los intercambios dispersos de información para conocer la situación en el terreno hacen que el monitoreo en tiempo real sea un objetivo difícil de lograr.

La solución

La prioridad era encontrar una solución que eliminara o redujera tareas esenciales que tenían poco valor agregado, como completar las plantillas existentes, monitorear los plazos y archivar los contratos. Ante este problema de gestión de contratos, Thomas sabía que necesitaba automatizar algunos de sus procesos contractuales.

Después de una evaluación comparativa precisa sobre el precio y las funcionalidades de las soluciones en el mercado, Thomas seleccionó la herramienta que mejor se adaptaba a sus prioridades:

👉 la implementación de una base de datos de contratos accesible al personal operativo;

👉 optimizar el archivo;

👉 ofrecer facilidad de uso plantillas para el personal operativo;

👉 seguimiento en tiempo real de los plazos;

👉 la flexibilidad de los precios en relación con sus necesidades;

👉 una evolución del producto que ofrecía buenas perspectivas para Yubo.

Cómo Yubo utiliza Tomorro

Los equipos operativos que Los usuarios de Tomorro en Yubo son generalmente equipos que trabajan con creadores de contenido externos o que tienen relaciones con influencers. Por lo tanto, es el equipo de marketing el que más a menudo necesita contratos de servicio o de asociación.

Normalmente, esto genera un promedio de quince pequeños contratos por semana, cuyo procesamiento requiere acciones repetitivas. Esto incluye editar el contrato, enviarlo al personal operativo que se ocupa del intercambio con la parte contratante para su firma, recuperar el contrato firmado, verificar que todo esté en su lugar, archivar el contrato y el repositorio, etc.

Entonces, para el personal operativo, implementar Tomorro ha tenido un valor agregado real, ya que ya no tienen que esperar la validación del departamento legal para comenzar a trabajar con los proveedores de servicios o personas influyentes. Disponen de un modelo preaprobado que ayuda a agilizar el proceso, ahorrando tiempo y mejorando la relación con el exterior. Se les explica el proceso de llenado y solo tienen que definir algunos datos para finalizar el contrato. Para Thomas, si se siguen todas las recomendaciones, todos se benefician de la "presunción de que todo se ha hecho bien".

Para Guillaume Michel, Social and Influencer Lead de Yubo, "esto hace que el proceso con el departamento jurídico sea más fluido y rápido". Desde que implementaron Tomorro, han podido evitar interminables correos electrónicos y acortar el proceso.

En cuanto a las relaciones externas, el uso de la firma electrónica también simplifica los intercambios. Ya no es necesario escribir en un documento de Word, exportarlo a Google Doc, enviarlo, esperar la firma de la otra parte y luego extraerlo como PDF para enviárselo a todos. Ahora, con Tomorro, esta parte tan administrativa desaparece ya que todas las partes trabajan en el mismo espacio centralizado. Todo se puede firmar y archivar con unos pocos clics.

Este esfuerzo colectivo para trabajar en la gestión de contratos también está dando sus frutos sobre el terreno. Las tareas se pueden realizar de forma inmediata gracias al empoderamiento de los equipos mediante contratos de autoservicio y facilidad de uso; en última instancia, mejorar la productividad y el flujo de ingresos en toda la empresa.

El impacto de Tomorro

En primer lugar, el tiempo ahorrado es enorme: cada abogado ahorra alrededor de 2,5 horas por semana en la gestión de contratos. Por lo tanto, este tiempo ahorrado se puede asignar a asuntos más estratégicos, como el trabajo en la hoja de ruta del producto o el cumplimiento.

El personal operativo también experimenta un ahorro de tiempo significativo. Los modelos estándar a cumplimentar, preestablecidos por el departamento jurídico, están permanentemente a su disposición y el almacenamiento automático de los contratos en el mismo lugar elimina una carga administrativa.

El intercambio de información es también una fuente de productividad. Con una biblioteca de contratos y un espacio de trabajo compartidos, los documentos ya no se pierden en las bandejas de entrada del correo electrónico ni en el escritorio de alguien. Ahora es muy fácil encontrar y utilizar los datos correctos al alcance de tu mano.

Con una solución de gestión que centraliza todos los contratos, todos pueden tener el mismo nivel de conocimiento gracias a:

👉 visibilidad de todos los contratos;

👉 seguimiento en tiempo real de la vida de los contratos (redacción, firma, ejecución)

👉 archivo automático y centralizado.

Finalmente, Tomorro es un buen compromiso para el abogado que debe encontrar un equilibrio entre empoderar a los equipos sobre el terreno y controlar el proceso contractual en su totalidad. Las funcionalidades de Tomorro dan autonomía a los equipos operativos pero el departamento jurídico mantiene el control y marca los límites de su margen de maniobra.

Es una herramienta adaptada a los retos de una startup en crecimiento que fomenta la implicación del equipo y facilita la cultura jurídica de la empresa. Con una herramienta como Tomorro, el abogado se vuelve más progresista y se posiciona como un facilitador, incluso como un acelerador de negocios.

Conclusiones clave

1️⃣ Automatizar la gestión de contratos ahorra tiempo al departamento legal, que luego puede cambiar el enfoque a tareas más estratégicas.

2️⃣ Implementar una solución con plantillas automatizadas requiere una explicación clara de cómo completar la información (desde el equipo Legal hasta el equipo operativo).

3️⃣ Hacer que el personal operativo sea autónomo es una palanca de rendimiento para la empresa, siempre que todos sigan las recomendaciones del departamento jurídico.

4️⃣ Centralizar la redacción, firma y seguimiento de los contratos en una única plataforma proporciona una seguridad jurídica innegable.

5️⃣ Adoptar una herramienta como Tomorro requiere un buen conocimiento de la empresa y una mentalidad abierta hacia otras profesiones.

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