¿Cómo consiguió WWF reducir en un 30% el tiempo dedicado a su gestión contractual gracias a Tomorro?

Desafíos que enfrenta WWF

Seguimiento y gestión complejos de informes técnicos y financieros

WWF, como organización sin fines de lucro, depende de fondos públicos y privados para financiar sus proyectos. Los donantes, como la Unión Europea o la Agencia Francesa de Desarrollo, exigen informes técnicos y financieros periódicos. Estos informes se utilizan para garantizar que las subvenciones asignadas se utilizan de acuerdo con los objetivos establecidos. Detallan las actividades realizadas, los avances realizados y los gastos incurridos. El objetivo es garantizar la transparencia y el uso adecuado de los fondos.

Antes de la implementación de Tomorro, WWF encontródificultades para cumplir con estos plazos de presentación de informes. Con muchos proyectos en marcha, a menudo en diferentes regiones del mundo, el seguimiento manual de los plazos y las obligaciones de presentación de informes era extremadamente complejo. Los riesgos de olvidar un plazo o no presentar un informe a tiempo eran altos. En última instancia, WWF estuvo expuesto a la pérdida de financiación del proyecto.

¿Por qué WWF eligió a Tomorro para superar estos desafíos?

Frente a estos desafíos, Pierre-Xavier buscaba una solución para centralizar y automatizar el seguimiento de todos los documentos contractuales y los plazos asociados. 

Cuando llegó, ya había intentado establecer un sistema más organizado utilizando hojas de cálculo de Excel y paneles manuales. Pero esta solución fue insuficiente para gestionar eficazmente más de 250 contratos al año. 

Después de un análisis exhaustivo, Pierre-Xavier optó por Tomorro. Esto es lo que inclinó la balanza hacia Tomorro:

• Gestión completa del ciclo de vida del contrato desde una única plataforma: Uno de los elementos clave para Pierre-Xavier era poder gestionar todo el ciclo de vida del contrato desde una única interfaz. Desde la creación de contratos hasta su firma, pasando por la negociación y el archivo, todo se puede hacer en Tomorro. La característica decisiva para Pierre-Xavier: poder negociar directamente en Tomorro. Esto le permite evitar tediosos y largos intercambios de correos electrónicos y facilita el seguimiento de los contratos.
• Facilidad de uso para el personal operativo: Tomorro permitió una rápida adopción por parte de los equipos operativos de WWF gracias a su interfaz intuitiva y fácil de usar. Sin necesidad de habilidades técnicas avanzadas, los empleados pudieron integrar rápidamente la herramienta en su vida diaria. 
• Implementación sencilla y configuración autónoma para el departamento jurídico: para Pierre-Xavier, Tomorro resultó sencillo de implementar y configurar de forma autónoma. Pudo adaptar la herramienta a las necesidades de WWF de forma independiente. Por ejem al equipo jurídico ver de un vistazo el progreso de cada contrato, desde la creación hasta la firma, pasando por la validación y el archivo. Esto permite a WWF evitar la pérdida de información y garantizar que cada paso del proceso contractual se siga de forma rigurosa y sencilla.
  Esta visibilidad también permite informar y dar visibilidad a toda la empresa, lo cual es fundamental para nosotros. 

La implementación de Tomorro en WWF: soporte a medida

Optimización de procesos gracias al equipo de Tomorro Customer Success

Desde el inicio de la implementación, el equipo de Tomorro Customer Success, en particular Anne-Thaïs, ha sido un verdadero pilar para WWF. Trabajó mano a mano con Pierre-Xavier y su equipo, guiándolos en cada paso de la configuración. Sus recomendaciones personalizadas permitieron adaptar la herramienta a las necesidades específicas de WWF.

"La etapa de configuración de los contratos en Tomorro fue muy interesante, fácil e incluso intelectualmente estimulante para todo el equipo. Esto nos permitió desafiar nuestros procesos de trabajo, hacernos las preguntas correctas y desarrollar nuestra práctica contractual.", testifica Pierre-Xavier.

Adopción rápida de la herramienta gracias a una eficacia entrenamiento

El apoyo de Anne-Thaïs no se limitó a la implementación técnica. También brindó la primera capacitación a los equipos operativos de WWF. Su enfoque educativo permitió a los usuarios familiarizarse rápidamente con la herramienta. 

Pierre-Xavier utilizó esta metodología para formar a todos los empleados de WWF, logrando así formar él mismo a más de 60 personas. También creó una guía de usuario interna que cubre las principales etapas de la formación.

Soporte en línea eficaz y accesible

Pierre-Xavier subraya la eficacia del soporte en línea de Tomorro.

“Cada vez que tenemos una dificultad, tenemos acceso muy rápidamente a alguien en el chat. Esto nos permite resolver la situación de manera efectiva y evitar cualquier frustración.”

Los artículos y recursos disponibles han sido de gran ayuda para los usuarios de WWF. Les permitieron encontrar rápidamente respuestas a sus preguntas y aprovechar al máximo la plataforma en poco tiempo.

"El soporte en línea de Tomorro es realmente excelente. Los artículos son claros y bien escritos, lo que ayudó a nuestro equipo a ser autónomo en el uso de la herramienta. También hice capturas de pantalla de sus artículos para hacer una guía de usuario centralizada en forma de power point. Los equipos de WWF utilizan su soporte en línea o esta guía de usuario dependiendo de sus preferencias. " explica Pierre-Xavier.

¿Cuáles son los resultados del uso de Tomorro por parte de WWF?

Un ahorro de tiempo del 30% en la gestión de contratos

Desde la implementación de Tomorro, WWF ha observado una mejora notable en la eficiencia de la gestión de contratos. Pierre-Xavier subraya que el tiempo dedicado a esta tarea se ha reducido considerablemente, tanto para él como para su asistente. Los numerosos pasos manuales, antes necesarios, se han simplificado gracias a la automatización y centralización de los procesos en Tomorro.

"Antes de Tomorro, cada contrato requería una tediosa manipulación manual: extraer un contrato de un correo electrónico, abrirlo, modificarlo, reenviarlo y rehacer un nuevo correo electrónico. Con Tomorro, este proceso ahora está automatizado y centralizado, lo que ha permitido reducir un 30% el tiempo que dedicamos a gestión de contratos No sólo para mí, sino también para mi colega." explica Pierre-Xavier.

Este ahorro de tiempo puede explicarse por varios factores:

• La centralización de intercambios y documentos en una única plataforma eliminó la necesidad de enviar y recibir correos electrónicos.
• La automatización de los recordatorios de plazos y las tareas vinculadas a cada contrato redujo el riesgo de errores y facilitó el seguimiento de las obligaciones.
• La visibilidad en tiempo real del progreso de los contratos ayudó a optimizar el flujo de trabajo, haciendo que las operaciones sean más fluidas y rápidas.

“También hay un beneficio significativo para los equipos de finanzas, que se benefician de datos contractuales confiables que pueden extraer de Tomorro, con la posibilidad de interconectar mañana Tomorro y nuestro ERP, que será el paso final y permitirá una automatización y un ahorro de tiempo aún mayores.”

Intercambios centralizados y más correos electrónicos superfluos

Tomorro le permite gestionar todas las etapas de la gestión de contratos en una única plataforma: desde el contrato. generación hasta su negociación, firma y archivo. Esta centralización ha transformado la forma en que WWF gestiona sus contratos, proporcionando visibilidad completa y control total sobre cada paso.

"Antes de Tomorro, tenía que lidiar con casi 200 correos electrónicos por día relacionados con la gestión de contratos. Gracias a Tomorro, este número ha disminuido considerablemente, porque ahora todo se gestiona directamente en la plataforma. Sé exactamente dónde estoy, con qué tengo que lidiar, y realmente me ha simplificado la vida al reducir mi vida. carga mental”. declara Pierre-Xavier.

Se cumplieron los plazos y se fortaleció la imagen de WWF

Antes de utilizar Tomorro, WWF a menudo se enfrentaba a retrasos en la presentación de informes técnicos y financieros, en particular para los contratos con donantes (contratos técnicos de donantes). Ahora, gracias a Tomorro, una vez firmados y archivados los contratos, se envían recordatorios automáticos a las personas pertinentes en función de los plazos y la información proporcionada en los documentos. 

"Gracias a Tomorro, hemos ganado en eficiencia y cumplimiento de los plazos, lo que nos permite evitar riesgos financieros y cumplir con nuestros compromisos contractuales. Esto ha reforzado nuestra credibilidad y nuestra imagen ante nuestros donantes, al tiempo que nos permite garantizar un seguimiento riguroso de nuestros proyectos." re Pierre-Xavier. 

Una visión global y en tiempo real del progreso de los contratos

La centralización de documentos e intercambios ha mejorado considerablemente la colaboración entre los equipos internos y los socios externos de WWF. Se ha reducido el intercambio de correo electrónico y las discusiones ahora se integran directamente en Tomorro. La herramienta ofrece visibilidad en tiempo real sobre el progreso de cada contrato, lo que permite a todas las partes interesadas seguir las modificaciones, comentarios y validaciones.

"Con Tomorro, sé de un vistazo dónde estoy en mis contratos, tengo una visión general de dónde estamos y puedo reiniciar fácilmente las negociaciones si es necesario.” observa Pierre-Xavier. 

Mayor autonomía para los equipos operativos

El personal operativo de WWF ahora es más autónomo en la creación, negociación y seguimiento de contratos. Gracias a los flujos de trabajo integrados, pueden gestionar los contratos de la A a la Z, sin tener que contactar constantemente con el equipo legal. Este proceso bien estructurado permitió reducir drásticamente el número de preguntas diarias formuladas a Pierre-Xavier.

Una imagen interna renovada para el equipo legal

Antes de Tomorro, el equipo legal tenía una imagen de ser un proyecto ralentizado internamente. Nos enfrentábamos a un cuello de botella y teníamos poca visibilidad en los contratos. Hoy, gracias a la implementación de Tomorro, nuestros procesos de trabajo se agilizan y los equipos operativos ven al equipo legal como un verdadero socio. 

Las 4 mejores prácticas de Pierre-Xavier para integrar pacíficamente un CLM

Crear una guía de usuario para capacitar a los empleados

Pierre-Xavier siguió los pasos de la formación de Tomorro y creó una guía de usuario sencilla (PowerPoint con capturas de pantalla) para los equipos de WWF Francia. Esta guía, sencilla de implementar, permitió hacer que los equipos fueran más autónomos y acelerar la adopción de la solución.

Identificar campeones internos

Para facilitar la adopción de Tomorro, Pierre-Xavier optó por involucrar a "campeones" en cada departamento. Estos campeones fueron capacitados como prioridad y se convirtieron en referentes internos para ayudar a sus colegas a apropiarse de la plataforma. El objetivo: brindar soporte local y promover una implementación efectiva dentro de cada equipo.

Organizar sesiones de prueba con beta testers

Antes de implementar Tomorro en toda la organización, Pierre-Xavier seleccionó probadores beta de los equipos operativos para probar cada tipo de contrato. Esto permitió:

• Comprobar que los contratos estaban configurados correctamente en Tomorro y que la herramienta era fácil de usar,
• Recopilar comentarios concretos sobre los modelos de contrato,
• Estos comentarios se utilizaron luego para mejorar y adaptar los modelos antes del despliegue oficial.

Capacitar a los equipos en fases y de forma continua

Una vez configurado Tomorro, Pierre-Xavier organizó reuniones para proponer fechas de formación a cada departamento. Así formó a sus empleados de forma progresiva y personalizada. Este enfoque ayudó a garantizar que cada equipo pudiera tomarse el tiempo para familiarizarse con la herramienta y que la implementación de Tomorro no interrumpiera el trabajo diario.

Además de estos cursos de formación inicial, Pierre-Xavier implementó un programa de formación continua para los nuevos empleados. Cada mes y medio organiza sesiones de formación para los recién llegados. El objetivo es garantizar un uso óptimo de Tomorro por parte de todos los equipos a largo plazo. 

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