La IA de Tomorro, una palanca de rendimiento para los equipos jurídicos y operativos de Sodebo

¿Cuáles eran los objetivos de Sodebo?

La filosofía contractual de Sodebo se basa en un principio claro: “En Sodebo, el contrato es asunto de todos”. En concreto, esto significa que los equipos de negocio deben conocer la información clave de los contratos y garantizar su correcta ejecución.

Sodebo se había fijado dos objetivos principales:

• Fortalecer la seguridad contractual mediante:
  • Centralizar los contratos,
  • Asegurar cada paso, desde la negociación hasta el archivo,
  • Garantizar que el contrato apropiado sea firmado por el firmante correcto,
  • Garantizar que todos los compromisos asumidos sean monitoreados de manera efectiva a lo largo del tiempo.
• Aumentar la autonomía de los equipos comerciales al permitir que el personal operativo gestione directamente sus procesos contractuales, esencialmente para contratos simples o a largo plazo. apuestas bajas. El objetivo era liberar tiempo para el equipo jurídico y para las profesiones gracias a la inteligencia artificial, empoderar al personal operativo, garantizando al mismo tiempo un alto nivel de calidad y cumplimiento.

Para lograr estos objetivos, el Departamento Jurídico de Sodebo decidió presentar a la Dirección General el proyecto de implementación de Tomorro. Los equipos comerciales vieron rápidamente los beneficios y se comprometieron plenamente a garantizar que se adoptara la plataforma Tomorro. 

¿Cómo utiliza Sodebo Tomorro para lograr sus objetivos?

La adopción de Tomorro ha permitido a Sodebo alinear sus prácticas contractuales con su filosofía. La cuestión del empoderamiento, junto con las funcionalidades de inteligencia artificial, tenía como objetivo aumentar las habilidades y ahorrar tiempo para que los equipos pudieran concentrarse en tareas de alto valor añadido. Tomorro respondió bien a este problema. Como herramienta de Contract Lifecycle Management (CLM), permite gestionar de extremo a extremo la vida de un contrato (y no se limita al archivado): selección de la plantilla, redacción del contrato, negociación, aprobación, firma, ejecución, seguimiento, renovación o finalización y archivo.

El primer paso fue centralizar todos los contratos y modelos en una única plataforma, Tomorro, accesible para todos. El objetivo era crear un reflejo: si firmas un contrato, pasas por Tomorro.

Pero ¿cómo podemos conseguir que los equipos empresariales adquieran este reflejo? En modo proyecto, los equipos jurídicos se encargaron ellos mismos del despliegue, prestando especial atención a la gestión del cambio y presentando a los profesionales las ventajas que obtendrían de ello, a saber:

• Plantillasfácilmente accesibles en un solo lugar, actualizadas en tiempo real por el equipo jurídico. ¡No más uso de plantillas obsoletas por parte del personal operativo! 
• fichas resumen del contrato generadas automáticamente por Oro, la IA de Tomorro, evitando tener que releer todo el contrato para extraer información importante.
• alertas automáticas para no incumplir ningún plazo (por ejemplo, renovación tácita, plazo de ejecución, etc.). 
• Negociaciones realizadas directamente en la herramienta con flujos de trabajo de validación y firma predefinidos. Los equipos comerciales gestionan de forma independiente las fases de contratación. El objetivo de Tomorro es permitir que el equipo jurídico intervenga sólo si es necesario, según los criterios establecidos anteriormente (naturaleza del contrato, tipología, importe o temas a negociar).
• contratos firmados que “se guardan” en el lugar adecuado. Después de conversaciones con las líneas de negocio, el equipo jurídico crea previamente una estructura de árbol. Cuando una persona operativa completa el formulario para generar un contrato, la información ingresada permite inmediatamente ser archivada en el archivo correcto.  

Si para los abogados de Sodebo esta transición parecía natural, otras profesiones con una dimensión contractual inherente a sus misiones, como los compradores, vieron inmediatamente su interés en ella; otros, como los responsables técnicos de proyectos, convencidos por las funcionalidades, adoptaron rápidamente la herramienta, gracias a su interfaz intuitiva y al soporte ofrecido durante su implementación. ¡Hoy en día, la plataforma es utilizada por más de 150 empleados en toda la empresa!

¿Cómo ha permitido la IA de Tomorro ganancias significativas de eficiencia en Sodebo?

Entre sus muchas características, Tomorro ofrece un asistente de IA, llamado Oro. Tomorro integra la IA en cada etapa del ciclo de vida del contrato para aumentar la eficiencia. Los equipos de Sodebo lo utilizan para extraer datos contractuales, hacer preguntas sobre contratos, pero también generar resúmenes de documentos contractuales. 

Extracción de datos

La IA analiza automáticamente los contratos para extraer información clave (plazos, monto involucrado, fecha de finalización del contrato, cláusulas específicas). Luego, los datos contractuales extraídos se pueden utilizar, por ejemplo, para crear hojas de resumen, recordatorios automáticos o vistas en Tomorro. Esto permite al personal operativo seguir sus compromisos de forma autónoma, estructurada y automatizada.

Además, esto permitió al equipo jurídico confiar la reanudación de los contratos a los equipos operativos cuando, en otras organizaciones, esta es una misión realizada habitualmente por el Departamento Jurídico.

Para que aún queden salvaguardas, Sodebo ha conservado dos criterios que justifican la intervención del Departamento Jurídico:

• Contratos de una determinada cantidad o con mucho en juego requieren la intervención directa de los abogados.
• Los contratos que involucran temas específicos (como transferencias de derechos de propiedad intelectual) deben permanecer en colaboración con el departamento legal.

Una vez que estos criterios se establecieron de mutuo acuerdo, los equipos comerciales pudieron hacerse cargo de la recuperación.

Pregúntele a Oro, asistente de IA

Ask Oro es la funcionalidad de Chat d'Oro, el asistente de IA de Tomorro. Le permite hacer preguntas para obtener respuestas precisas e instantáneas, sobre un contrato o sobre toda la biblioteca de contratos. 

En Sodebo, esta funcionalidad es utilizada principalmente por el equipo legal para:

• Responder preguntas de los equipos comerciales,
• Obtener información más rápidamente sobre un contrato. 
Después del análisis de la fórmula de indexación, Oro calcularía automáticamente el nuevo precio de compra de acuerdo con los términos definidos en la cláusula (teniendo en cuenta el umbral para activar la indexación, ponderación del precio del material dentro del precio global, precio inicial, etc.).

Generación de resúmenes de contratos

Esta funcionalidad se puede utilizar antes o después de firmar contratos. Por ejemplo, todos los firmantes (principalmente directores) que necesiten una visión general rápida del contenido del contrato antes de firmarlo pueden pedir a Oro que genere automáticamente resúmenes adaptados a sus desafíos:

• Para el equipo jurídico: los resúmenes resaltan puntos técnicos o críticos;
• Para los equipos comerciales: los resúmenes están escritos en un lenguaje accesible y se centran en aspectos operativos. Por ejemplo, un director técnico de proyecto tendrá un resumen centrado en las cláusulas de entrega o garantía, mientras que un comprador obtendrá información sobre las condiciones o plazos de pago. 
y velocidad de ejecución para una mayor autonomía

Tomorro debe permitir que los equipos operativos gestionen sus contratos con mayor eficiencia. Las herramientas de centralización, los flujos de trabajo automatizados y la inteligencia artificial deben simplificar procesos que antes eran largos y tediosos, reduciendo significativamente los retrasos en cada etapa. La empresa debe realmente tomar el control de la gestión de su contrato y confiar en la experiencia del equipo legal cuando esto lo justifique.

Mayor responsabilidad

Los equipos ahora tienen acceso inmediato a datos contractuales clave a través de funciones como hojas de resumen y Ask Oro. Esta accesibilidad debería permitirles garantizar el cumplimiento de los compromisos adquiridos sin depender sistemáticamente del equipo jurídico.

Mejor comprensión de los procesos legales

A medida que los procesos contractuales son más transparentes y el personal operativo está empoderado, la comprensión de las cuestiones legales se ha aclarado para todos. Esto permitió una mejor colaboración entre los equipos empresarial y legal.

Para el equipo legal

Ahorro de tiempo

Tomorro destacó las tareas que consumen mucho tiempo a los equipos o no se llevaron a cabo precisamente por falta de tiempo; por ejemplo, crear resúmenes manualmente o buscar información en contratos complejos. Este ahorro de tiempo debería permitir a los equipos reorientarse en misiones de alto valor añadido para fortalecer su impacto estratégico sin renunciar ni deteriorar las buenas operaciones diarias.

Seguridad de los procesos

La centralización de modelos y contratos, la asistencia a la estandarización de los márgenes de negociación y la gestión de los derechos de acceso/firma deben reforzar el cumplimiento y la seguridad de los compromisos asumidos. 

Cohesión reforzada

La implementación de Tomorro requiere intercambios aún más regulares dentro del equipo jurídico para garantizar una verdadera coherencia en el enfoque y el funcionamiento:

• ¿Están todas las plantillas armonizadas?
• ¿Se conoce siempre el margen de maniobra en la negociación?
• Y siempre se interpreta de la misma manera por ¿todos? 
• ¿Están claramente identificados los firmantes en cada área?
• Etc. 

Estas interacciones fortalecieron la dinámica del equipo y la colaboración tanto dentro del equipo legal como con el personal operativo.  

Los 5 consejos del Departamento Legal de Sodebo para una implementación exitosa

1. Involucrar a los equipos de negocio desde el principio: presentar el proyecto a la Dirección y a los equipos interesados ​​para obtener su apoyo. Destacar los beneficios, como simplificar las renovaciones o asegurar compromisos. En Sodebo, la presentación del proyecto en Comex y el apoyo de la Dirección General jugaron un papel clave.
2. Céntrese en herramientas fáciles de usar para todos: elija una solución intuitiva, con funcionalidades adaptadas tanto a los abogados como al personal operativo. En Sodebo, la funcionalidad de extracción de datos de Tomorro para generar hojas resumen y resúmenes, así como el desarrollo de la IA, han marcado la diferencia.
3. Definir criterios claros sobre el “qué” y el “quién”: establecer reglas precisas para determinar cuál será el alcance de la plataforma CLM. Por ejemplo, ¿qué contratos ya firmados deberían incluirse allí y qué contratos deberían negociarse allí? ¿Cuáles serán los umbrales/criterios de intervención para el equipo jurídico y el grado de autonomía que se dejará al personal operativo? 
4. Combinar una gestión de proyectos lo más cercana posible a los equipos y una gestión centralizada regular: para tener éxito, este enfoque debe ser compartido por todos y, para ello, es necesario implementar un apoyo al cambio en cada profesión. Por lo tanto, cada abogado, dentro de su ámbito, debe estar lo más cerca posible del personal operativo, lo que debe materializarse a través de la co-construcción de árboles y flujos de trabajo, sesiones personalizadas para iniciarse en la herramienta, ayuda en la generación de los primeros contratos, etc. 
   De manera más centralizada, Sodebo también ha establecido un comité directivo interempresarial mensual (COPIL) liderado por un abogado que actúa directamente como director del proyecto. Defina los criterios de selección de contratos, gestione el progreso de la retroplanificación, informe de los éxitos y dificultades encontrados, informe de los pasos clave para avanzar, ajuste si es necesario y garantice que se alcancen los objetivos, todo ello en un enfoque colaborativo con las profesiones más afectadas (Compras, DAF, DSI, etc.).
5. Evaluar los resultados: mostrar rápidamente los beneficios de los aspectos concretos de implementación, como un mejor seguimiento de los plazos o el empoderamiento del personal operativo, para motivar a los equipos. En Sodebo, la facilidad de manejo y el ahorro de tiempo, amplificados por la IA, fueron experimentados gradualmente por todos y nos permitieron concluir colectivamente una implementación exitosa.