Cómo Alchemin optimiza su organización contractual gracias a Tomorro

El desafío de Alchemy

Alchemy es una empresa cambiante: tiende a dejar su estatus de start-up para adoptar el de una escala. En concreto, su actividad se está intensificando y esto impacta directamente en el volumen de contratos a gestionar.

El servicio, compuesto por dos abogados, es, por tanto, solicitado a diario. Cada mes se celebran entre 40 y 70 contratos: el volumen de trabajo es importante en dos niveles. En primer lugar, la redacción de los contratos requiere la implicación de personal operativo que debe transmitir los elementos negociados. Luego, cuando los contratos están listos, los abogados reasignan los que están firmados por correo electrónico.

Por último, el seguimiento de numerosos datos contractuales, como los plazos, resulta complicado. Sin una herramienta adecuada, es imposible tener una visión rápida, rigurosa y exhaustiva de las emergencias y prioridades.

Las necesidades de la alquimia

El seguimiento de los contratos es, por tanto, el problema esencial del departamento jurídico, que no puede permitirse, teniendo en cuenta los centenares de convenios anuales, incumplir los plazos. De lo contrario, se corre el riesgo de multiplicarse las renovaciones no deseadas, lo que obviamente tendrá un coste para la empresa.

Ser omnisciente, en tiempo real, sobre los datos contractuales es, por tanto, una necesidad para los dos abogados de la empresa. El personal operativo, por su parte, también necesita tener una visión de los compromisos concluidos y de los plazos negociados para hacer avanzar sus proyectos.

Finalmente, el objetivo de Alchemin es eliminar los distintos soportes en los que se encuentran los contratos. Al contrario, su deseo es gestionar un espacio único donde sea fácil encontrar cualquier información con unos pocos clics en lugar de buscar el historial de contratos en los correos electrónicos.

¿Cómo ayuda Tomorro a Alchemy a resolver sus problemas?

Alchemy utiliza principalmente Tomorro para tener una base contractual clara que se actualiza automáticamente. La carga mental del seguimiento de los contratos se reduce: ya no es necesario realizar este trabajo “a mano”, lo que obviamente es una fuente de imprecisiones.

Almacenar los contratos en un mismo lugar es una garantía de seguridad para un crecimiento en buenas condiciones. Contribuye a la difusión uniforme de la información jurídica ya que el personal operativo tiene, según sus responsabilidades, acceso a esta base de datos. Se trata, en definitiva, de una plataforma colaborativa cuya ventaja innegable es la circulación de datos contractuales.

Durante la contractualización, Tomorro ha permitido eliminar los intercambios por correo electrónico o llamadas telefónicas entre abogados y otros servicios. Como herramienta de gestión de contratos, todos saben dónde está el proceso y quién debe intervenir. Todas las personas involucradas en un proyecto común están en un bucle contractual en el que los recordatorios se establecen automáticamente.

Finalmente, Alchemin ha logrado dar autonomía “controlada” a los equipos operativos. De hecho, las plantillas están marcadas, ciertas menciones están bloqueadas y se asigna acceso. El personal operativo solo trabaja en los documentos que le conciernen: luego puede integrar directamente la información que posee mientras el equipo legal recibe alertas instantáneas del más mínimo progreso.

El impacto de Tomorro dentro de Alchemy

1. ‍Se logró industrializar el proceso contractual. Ahorrar tiempo, compartir información y seguridad jurídica son los efectos beneficiosos de Tomorro, que elimina así una carga mental para los abogados.‍
2. La visibilidad de los compromisos contractuales de Alchemin promueve una mejor organización en el campo. Los equipos, al tener acceso a los datos en unos pocos clics, tienen un perfecto control de sus obligaciones (el calendario y el alcance de la intervención).‍
3. La comunicación es fluida y sin obstáculos. El uso del correo electrónico o del teléfono está disminuyendo: para cuestiones contractuales, los equipos han adoptado la costumbre de utilizar Tomorro a diario.
4. Los empleados que trabajan en distribución, marketing, tecnología y finanzas utilizan Tomorro a diario. Después de la capacitación por parte del departamento legal, cada uno de los miembros del personal operativo vio el beneficio (ahorro de tiempo y alertas). ‍
5. Los precios en Tomorro son razonables. Además, el soporte es cualitativo y el servicio al cliente muy receptivo. Y sobre todo, las diferentes funcionalidades se construyen según las necesidades del campo.

¿Te gustaría descubrir cómo una plataforma CLM puede ayudarte? Solicite una demostración con nuestro equipo aquí. ¡Estaremos encantados de ayudarte!