Cómo Evaneos reduce los riesgos legales y financieros con Tomorro

A la luz de los problemas encontrados, Florence recurrió naturalmente a la tecnología en busca de una solución y decidió trabajar con Tomorro para combinar rendimiento operativo y seguridad legal.

En este testimonio de un cliente, exploramos las expectativas de Florence en ese momento y sus ideas sobre la adopción de una solución de gestión de contratos.

Una solución de gestión de contratos: ¿por qué?

Evaneos tiene una Presencia en seis países europeos. La compañía trabaja con más de 1.000 agentes locales para que los viajeros puedan contactar con agencias locales para organizar estancias a medida.

En este contexto, hay múltiples stakeholders, por lo que lo primero que hay que hacer es analizar lo que ya existe. Con esto en mente, Florence se propuso recopilar todos los contratos celebrados con socios, proveedores y clientes.

Fue un trabajo bastante grande ya que los contratos estaban ubicados en diferentes departamentos y se gestionaban de diferentes maneras. Las cláusulas arriesgadas y la falta de transparencia en los plazos presentaban una fuente de inseguridad.

La idea de digitalizar el servicio era obvia ya que, una vez recopilados los datos, es posible utilizar el contenido de los documentos para analizar los riesgos y controlar la finalización de los contratos. Por supuesto, sólo una herramienta digital podía hacer el trabajo correctamente (¡Adiós Excel!).

En Evaneos, ya existía un software, pero desafortunadamente no cumplió con las expectativas de Florence. Era, por ejemplo, imposible automatizar los recordatorios o centralizar todos los contratos.

A la luz de estas observaciones, las necesidades identificadas eran bastante claras:

1️⃣ establecer una biblioteca de contratos fluida y fácil de alimentar;

2️⃣ garantizar que la herramienta sea fácilmente accesible para el personal operativo para que pueda ser autónomo;

3️⃣ analizar los riesgos y gestionarlos. plazos.

Al estandarizar las prácticas legales y al tener el poder de anticipar riesgos, podemos crear una cultura legal real dentro del negocio.

Los beneficios de una solución de gestión de contratos: gestión del rendimiento y del riesgo

Con respecto a los problemas específicos de Evaneos, Florence quería en primer lugar automatizar parte del trabajo redundante para liberar tiempo para su equipo y su personal operativo. La seguridad de las operaciones legales, al contar con alertas sobre fechas de vencimiento y almacenar los contratos en un solo lugar, también formaba parte de sus especificaciones.

¿Cuáles fueron los beneficios tangibles de implementar Tomorro?

Autonomía del equipo

La clave para la eficiencia del departamento jurídico es que los equipos sean autónomos para recuperar información y también para gestionar contratos simples. De este modo, cada persona operativa tiene una visión clara de los compromisos y sigue siendo responsable de los plazos venideros. El objetivo es aliviar al departamento jurídico de solicitudes de escaso valor añadido para la empresa.

La otra ventaja de una solución de gestión de contratos es el ahorro de tiempo en tareas administrativas. Estas tareas, como recibir archivos adjuntos enviados por proveedores, escanear contratos y guardarlos en Google Drive, son esenciales pero, aun así, requieren mucho tiempo. Con una solución de gestión de contratos, el personal operativo y los abogados colaboran en un espacio común donde el trabajo administrativo está automatizado.

Seguridad jurídica

Tener visibilidad de todos los contratos es una cuestión central. En primer lugar, es la única forma de controlar y estar alerta sobre los contratos que están llegando a su fin, para que el departamento pueda evitar que se renueven automáticamente. La idea subyacente es también conservar la historia y centralizar todos los compromisos para estandarizar las prácticas contractuales.

Además, la implementación de un circuito de validación promueve esta visibilidad; así, durante la validación de gastos, identificamos rápidamente qué equipo es responsable del contrato correspondiente, reduciendo el riesgo de error y pérdida de tiempo.

Controlar las plantillas de contrato también es muy importante. Los abogados pueden añadir valor creando modelos estándar, pero sin una solución de gestión que centralice los modelos, el departamento jurídico envía la nueva versión por correo electrónico. Sin embargo, cualquiera que sea el motivo, esta versión a menudo recibe mucha publicidad. El personal operativo se encuentra entonces utilizando plantillas obsoletas que ya no son apropiadas.

Control de los costes de la solución: gratis para el personal operativo

Una solución digital dentro de un departamento jurídico como Evaneos sólo tiene sentido si está abierta al personal operativo. Más allá del apoyo en el campo legal que Florence esperaba de Tomorro, obviamente quería una solución lógica para todo el equipo.

Florence quería una licencia de contrato basada en roles. En Tomorro, solo los responsables (en este caso, el departamento jurídico) pagan, pudiendo los empleados internos y las contrapartes utilizar la plataforma de forma gratuita.

El consejo de Tomorro para digitalizar su departamento jurídico

Thibaut, cofundador y COO de Tomorro, recomienda respetar tres fases para una digitalización exitosa.

Fase 1: archivar contratos para visualizar y controlar los riesgos legales y financieros

Lo que acaba con la eficiencia jurídica es no tener visibilidad de todos los contratos. Por eso, reunir los elementos en un mismo lugar es fundamental. Luego, hay que integrar toda la información principal en hojas resumen para:

⏳ una visión integral de los contratos (y evitar abrir documentos cada vez);

🔔 configuración de recordatorios automáticos de plazos.

Recuperar los datos y luego utilizarlos es la clave del éxito.

Fase 2: dar autonomía a la operativa equipos

La idea es invitar al personal operativo a participar en la vida jurídica ofreciéndoles contratos estandarizados. Estos deben ser de fácil acceso ya que serán generados directamente por ellos y enviados al cocontratista a través de la plataforma. Esto ahorra tiempo no sólo al equipo de campo que ya no tiene que esperar una respuesta jurídica, sino también a los abogados que pueden centrarse en temas estratégicos.

Fase 3: establecer un circuito de validación

Un circuito de validación permite controlar el contrato desde el principio hasta el final.

1. El proceso de negociación: la contraparte pasa por la plataforma. Nuestra experiencia nos dice que esto suele ser bien recibido.

2. Validación de contrato: dependiendo del tipo de contrato, se definen etapas de aprobación antes del primer envío y/o antes de la firma del contrato.

3. La firma del contrato: el contrato se firma mediante firma electrónica y luego se archiva con todos los documentos contractuales.

4. Lanzamiento y ejecución del contrato: el personal operativo cumple con sus obligaciones y comprueba que la contraparte hace lo mismo.

5. El fin del contrato: las alertas están ahí para no perderse la terminación del contrato o para controlar que se han cumplido los compromisos en plazo.

6. Almacenamiento del contrato: se mantiene el historial y todos los empleados tienen el mismo nivel de información. Sobre todo, encontrar información sólo requiere unos pocos clics.

La herramienta se adapta así a los ciclos de vida del contrato. Los beneficios son múltiples e incluyen clasificación de información y compromisos, vista general de fechas clave y sellado de tiempo.