¿Cómo organiza Wefight su gestión contractual con 50 contribuyentes?

El desafío de Wefight

La particularidad de Wefight radica en el hecho de que la mayoría de los colaboradores (50 de 80 empleados) deben celebrar contratos a diario: ventas, comunicación, pero también los equipos médicos.

Charlotte fue contratada hace 2 años como Gerente Legal y por lo tanto ha sido contratada. crear el departamento “legal”. Como ocurre en muchas empresas emergentes, es el único que gestiona los aspectos legales de la empresa: contratos, cumplimiento, asesoramiento, protección de datos, etc. 

La organización del departamento jurídico y, en particular, la parte de gestión de contratos fue diseñada para cumplir dos objetivos: acuerdos seguros y ahorrar tiempo al personal operativo.

Entonces se libran dos batallas diarias. En primer lugar, la centralización de los contratos sigue siendo la principal prioridad del abogado único para evitar largas investigaciones para saber dónde están los contratos firmados.  

Finalmente, la unificación de ambos modelos y procesos contractuales es otra palanca para eliminar los múltiples intercambios por correo electrónico o teléfono que contaminan el trabajo del departamento jurídico.

Las necesidades de Wefight

Para el abogado de Wefight, la centralización de los contratos es una necesidad fundamental para evitar que acaben dispersos en diferentes soportes. Así, un único espacio es la clave para enumerar todos los contratos, clasificarlos específicamente y extraer información de ellos lo más rápido posible.

Además, existen numerosos contratos (NDA, contratos con clientes, proveedores de servicios, contratos de derechos de autor, asociaciones con los pacientes entrevistados, etc.). Por tanto, es necesario normalizarlos para garantizar la seguridad jurídica de las transacciones. Aunque existan modelos de Word en los que confiar, el sistema duplicado genera inevitablemente imprecisiones.

El último inconveniente es sin duda la verificación “manual” de la elección de la convención adecuada, las informaciones cumplimentadas por el personal operativo, las cláusulas recurrentes (Word es a menudo una fuente de errores) y la firma de ambas partes. Todo esto provoca muchos intercambios de correo electrónico que suponen una carga mental tanto para los contribuyentes como para el abogado.

Cómo Tomorro ayuda a Wefight a resolver su ¿Problemas?

La biblioteca de contratos es, más allá de la centralización de los contratos mediante el archivo, una garantía de seguridad jurídica para la empresa. Ahora sabemos dónde encontrar información con certeza con sólo unos pocos clics. La guinda del pastel:el personal operativo está empezando a tener el reflejo de buscar elementos en la biblioteca de contratos.

También existe una gran necesidad de producción por contrato. Por tanto, dar autonomía a los equipos de campo es una necesidad. Por lo tanto, crear y configurar plantillas supone un increíble ahorro de tiempo. De hecho, todo el mundo sabe que el modelo encontrado en Tomorro es la versión correcta. De este modo, el personal operativo podrá seleccionar el contrato con total tranquilidad y completar los atributos sin temor a utilizar una versión incorrecta.

La negociación precontractual genera muchas microtareas. La validación de las diferentes etapas requiere, por ejemplo, la intervención del abogado en 3 ocasiones: antes de la elección del contrato, durante el suministro de información por parte del empleado y en los intercambios con la otra parte, después de la firma. Sin embargo, con Tomorro, el proceso es muy claro. La validación automática de los acuerdos, la firma electrónica y las estadísticas de aprobación interna proporcionan una visibilidad real del progreso de los expedientes.

El impacto de Tomorro en Wefight

1. Ahorro de tiempo y tranquilidad para los 50 contribuyentes

La centralización de todas las etapas contractuales aporta fluidez y una sensación de seguridad jurídica tanto para el personal operativo como para el abogado único.

2. Visión analítica de los contratos

El cuadro de mando con indicadores es una muy buena herramienta de seguimiento para el abogado. De este modo, puede identificar la “lentitud” de un expediente y ser proactiva para ayudar al equipo operativo a avanzar. 

3. Adopción masiva por equipos

Dentro de la empresa, Tomorro se ha convertido en una herramienta de trabajo diario. Es muy bien recibido por los equipos que lo ven como un verdadero paso adelante en términos de productividad. Cada nuevo empleado recibe formación en el software para mantener una gestión de contratos eficaz.

4. Soporte y capacidad de respuesta de Tomorro

Si tienes la más mínima pregunta, el soporte de Tomorro está ahí. Además, existe un compromiso muy fuerte por su parte para crear funciones futuras basadas en las necesidades del cliente.

5. Plataforma intuitiva

El último y más importante punto es sin duda la experiencia de usuario. Era necesario evitar a toda costa una herramienta con un impacto demasiado legal para atraer a todos los contribuyentes.

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