Cómo centraliza Upfast todos sus datos contractuales

El desafío de Upfast

Upfast es una empresa con menos de 2 años y que está experimentando un fuerte crecimiento. Entre sus clientes ya se encuentran Kering, La Fourchette e incluso Frichti. Este éxito les exige llevar a cabo simultáneamente los expedientes financieros, así como la ejecución de tareas esenciales pero que requieren mucho tiempo, como la contratación.

Además, como cualquier entidad joven que se está estructurando, los recursos humanos son limitados. Por el momento, Upfast no tiene previsto contratar asesoría jurídica interna: las cuestiones jurídicas, por tanto, siguen siendo prerrogativa de los fundadores, y más concretamente del director general, que, a pesar de sí mismo, asume en esta fase el papel de abogado único.

En Upfast, la particularidad reside en su función de networking y, más concretamente, en la colocación de talentos dentro de las empresas. El resultado del acuerdo negociado se produce entonces en dos niveles: un primer contrato se firma con el cliente que busca un especialista y un segundo contrato con el consultor freelance.

Las necesidades de Upfast

Upfast es un servicio y, como tal, la contractualización es esencial para que cada una de las partes cumpla con sus obligaciones recíprocas: pago según los plazos previstos por la empresa, colocación de talento para la neo-ESN y entrega de el servicio para el consultor.  

En concreto, cuanto más acuerdos hay, más contratos se multiplican. El trabajo administrativo que generan requiere mucho tiempo. Reescribir cada contrato, incluso si es absolutamente esencial, sigue siendo tedioso. Sin embargo, el 90% de los acuerdos elaborados son similares. Sólo el precio, los plazos de pago y el objetivo de la misión difieren según la situación.

Además, el seguimiento de contratos es un tema central en Upfast. De hecho, existe una renovación automática cada tres meses para que el proveedor del servicio pueda completar con éxito su proyecto. Sin embargo, si el contrato falta al final de este período, el consultor tiene la posibilidad de suspender su servicio de la noche a la mañana, dejando a la empresa en necesidad. Por el contrario, si el talento continúa su misión sin un marco legal, la empresa también puede mostrarse reacia a pagar.

Finalmente, recopilar todos los documentos y clasificarlos en un mismo lugar en un orden lógico requiere una organización rigurosa. Pero, errar es humano, sucede que algunos archivos están dispersos en correos electrónicos o accidentalmente aparecen en la carpeta equivocada.

¿Cómo usa Upfast Tomorro?

El uso de herramientas gratuitas, prácticas al principio, se ha vuelto inadecuada dado el volumen de transacciones procesadas. Así, el seguimiento de los datos en Excel, la clasificación en Google Drive y el copiado y pegado de los contratos resultaron ser fuentes de imprecisiones.

El director general, como “jurista” único, necesita tres funcionalidades: asistencia en la formalización de los contratos, seguimiento de los plazos y archivo. Después de comparar las soluciones existentes, se seleccionó Tomorro por dos razones: la respuesta a los diversos problemas encontrados y el precio asequible.

La creación de contratos se simplifica, ya que es posible configurar plantillas y las cláusulas más recurrentes. Por tanto, existen modelos estándar en los que Upfast puede confiar sin tener que preocuparse por los errores que podrían generarse al reescribir los compromisos.

Una vez firmados los contratos, los atributos relativos a los plazos se introducen automáticamente en un panel de control. Los filtros facilitan el seguimiento de los plazos y la búsqueda del historial de contratos (firma, ejecución, período de renovación, precio y pago). En cuanto a los contratos "externos" impuestos por empresas que tienen su propio modelo, Upfast ha decidido integrarlos en Tomorro. Esta visibilidad de 360° es tranquilizadora, pero sobre todo eficaz desde el punto de vista operativo.

Último punto esencial: elarchivo automático elimina el almacenamiento “manual” de los acuerdos. La clasificación sistemática en una única plataforma es un verdadero valor añadido. Esto evita la pérdida de documentos y, al mismo tiempo, permite encontrar muy rápidamente cualquier información dependiendo de las fechas o los nombres de las partes.

El impacto de Tomorro en el día a día de un solo abogado

El CEO es actualmente el único usuario de Tomorro pero está adaptado a sus necesidades prácticas. Sobre todo, una solución de gestión de contratos agiliza los procesos eliminando la multitud de herramientas utilizadas anteriormente (excel, google drive, word, etc.).

1. ‍La formalización de plantillas ahorra tiempo y favorece la seguridad jurídica de los acuerdos. Esto también prepara el terreno para los futuros empleados de Upfast que tendrán que contratar las conexiones.‍
2. Elseguimiento de los plazos se realiza con total tranquilidad gracias a la tabla que enumera todos los contratos y que ofrece una visión exhaustiva de toda la información esencial.‍
3. La agregación sistemática de contratos elimina una clara carga mental. Estar al día es, en efecto, una elemento clave que asegura legaly financieramente la actividad de Upfast.
4. La firma electrónica desarrollada por Tomorro también es muy útil: las partes reciben el contrato y lo firman dentro de la plataforma.
5. La autonomía del futuro equipo ya es evidente. La herramienta te permite dar control al personal operativo teniendo la posibilidad de configurar un circuito de validación interno.

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