¿Por qué Cafpi decidió extender el uso de Tomorro a su departamento de RRHH?

Desafíos de RRHH de Cafpi

Procesos de RRHH que consumen mucho tiempo

El equipo de RRHH de Cafpi todavía gestionaba contratos laborales y documentos de RRHH en formato papel. Este enfoque no sólo consumió un tiempo valioso sino que también aumentó el riesgo de errores y pérdida de documentos. La digitalización se volvió esencial para modernizar los procesos y mejorar la eficiencia general.

Un gran volumen de documentos por empleado

Con más de 240 empleados, un número aún mayor de agentes independientes y numerosas sucursales en toda Francia, el volumen de documentos a gestionar era considerable. Cada empleado requería múltiples tipos de documentación (contratos de trabajo, certificados diversos, etc.). A esto se sumó el flujo constante de nuevas contrataciones y salidas, cada una de las cuales generaba papeleo adicional.

El engorroso seguimiento de los contratos

El archivo en papel dificultaba el seguimiento de los documentos y el acceso a la información. Se necesitaba un sistema de archivo digital centralizado para garantizar una organización estructurada y una fácil recuperación de los registros. El objetivo era simplificar el seguimiento de los períodos de prueba, las renovaciones de contratos y otros hitos clave en la trayectoria profesional de los empleados.

En resumen, todos los procesos de gestión documental, incluida la contratación, todavía se llevaban a cabo en papel. Esto no sólo suponía largos tiempos de tramitación (hasta 20 días, debido a los intercambios postales), sino que también implicaba un minucioso trabajo manual. Los gerentes de recursos humanos tuvieron que crear, verificar, imprimir y enviar cada documento individualmente, antes de archivarlos manualmente una vez firmados y devueltos.

Cafpi, que ya era cliente de Tomorro para la gestión de sus documentos legales, reconoció rápidamente el potencial de la plataforma para abordar sus necesidades de recursos humanos. Para superar estos desafíos, Cafpi decidió ampliar el uso de Tomorro a su documentación de recursos humanos.

¿Cómo apoya Tomorro al departamento de recursos humanos de Cafpi?

El equipo de recursos humanos se incorporó completamente a la plataforma Tomorro, lo que les permitió centralizar y digitalizar todos los documentos de recursos humanos.

Uno de los beneficios más importantes ha sido el considerable ahorro de tiempo. La plataforma ha reducido los tiempos medios de tramitación de documentos de 20 días a solo uno.

Además, Tomorro simplifica el seguimiento de los documentos y los periodos de prueba. Como explica Alexandra Guichard, RR.HH. de Cafpi: "Con Tomorro, el seguimiento de los documentos de RR.HH. se ha vuelto mucho más fácil. Por ejemplo, la herramienta nos avisa cuando los períodos de prueba o las modificaciones del contrato están a punto de expirar".

Otra ventaja clave es que todos los documentos relacionados con un solo empleado están agrupados en un archivo exclusivo. Esto incluye contratos de trabajo, modificaciones y certificados diversos. La gestión centralizada facilita el acceso y garantiza una mejor organización de los registros de los empleados.

Tomorro va más allá de la gestión de contratos de trabajo. La plataforma también se utiliza para todos los documentos relacionados con el ciclo de vida de los empleados dentro de la empresa (traslados, bajas parentales, dimisiones y certificados diversos). De esta manera, Cafpi gestiona todo el espectro de las necesidades de documentación de sus empleados en una única plataforma.

¿Qué resultados ha obtenido Cafpi con Tomorro?

Reducción significativa de los tiempos de procesamiento

Uno de los resultados más sorprendentes de la adopción de Tomorro ha sido la drástica reducción de los tiempos de procesamiento de documentos. Anteriormente, la creación, validación y archivo de documentos podía llevar hasta 20 días, en gran parte debido a retrasos postales y manipulación manual. Con Tomorro, esto se ha reducido a solo un día. La digitalización y la automatización ahora permiten crear, enviar y archivar documentos casi instantáneamente, lo que mejora enormemente la eficiencia operativa del equipo de recursos humanos.

El 100% de los contratos firmados en línea con Tomorro eSignature

Otro logro importante es la adopción total de las firmas electrónicas. Todos los contratos y documentos que requieren firma ahora se firman en línea a través de Tomorro. Esto no sólo acelera el proceso de firma sino que también elimina los riesgos de pérdida de documentos y retrasos postales. Las firmas electrónicas garantizan además una trazabilidad más sólida y una mayor seguridad para todos los documentos.

Eliminación de reuniones que consumen mucho tiempo a través de la función de negociación

La funcionalidad de negociación integrada de Tomorro permite al equipo de recursos humanos gestionar revisiones de contratos y otros documentos directamente en la plataforma, sin la necesidad de largas reuniones con los gerentes. Se pueden realizar modificaciones en tiempo real y las partes interesadas pueden revisar y aprobar los cambios de forma rápida y sin problemas.

Algunos consejos del equipo de recursos humanos de Cafpi sobre el uso de Tomorro

Defina claramente las plantillas de documentos

El equipo de recursos humanos de Cafpi recomienda encarecidamente utilizar plantillas de documentos. Las plantillas ayudan a estandarizar y simplificar la creación de documentos de rutina al tiempo que garantizan que se incluya toda la información necesaria. Al adaptar plantillas predefinidas a diferentes situaciones, los equipos de RRHH pueden ahorrar un tiempo valioso y reducir el riesgo de errores.

Como explica Alexandra: “Una vez que todas las plantillas de documentos se crearon correctamente con el apoyo de Tomorro, la herramienta se adaptó perfectamente a mis necesidades de RRHH”.

Usar la función de negociación para acelerar las discusiones internas

La funcionalidad de negociación de Tomorro también es muy valiosa para los equipos de recursos humanos. Permite gestionar revisiones y modificaciones en tiempo real, sin necesidad de reuniones presenciales. Las partes interesadas pueden proporcionar comentarios y realizar cambios directamente en la plataforma, lo que agiliza el proceso de validación y aprobación.

Aproveche la atención al cliente de Tomorro para maximizar el valor

Cafpi destaca la importancia de la capacitación y el acompañamiento para adoptar Tomorro con éxito. La formación adecuada es esencial para desbloquear todo el potencial de la plataforma. Tomorro proporciona soporte y orientación integrales (migración de datos, navegación de herramientas, introducción a nuevas funciones, etc.), lo cual es clave para garantizar el éxito a largo plazo.

Conclusión

La integración de Tomorro en los procesos de recursos humanos de Cafpi no solo ha generado importantes ahorros de tiempo, sino que también ha fortalecido la trazabilidad y ha mejorado la gestión de los documentos de recursos humanos. Si bien Tomorro es utilizado principalmente por equipos legales, su adaptabilidad lo hace igualmente valioso para los departamentos de recursos humanos, ya que satisface eficazmente sus necesidades específicas.

Preguntas y respuestas

¿Cuáles son las principales ventajas de Tomorro para un equipo de recursos humanos?

Tomorro proporciona a RR.HH. un ahorro de tiempo considerable, una mejor trazabilidad de los documentos y una gestión centralizada de todos los registros de recursos humanos.

¿Cómo garantiza Tomorro la eficiencia de los procesos de recursos humanos?

Con plantillas de documentos adaptables y funciones de negociación en tiempo real, Tomorro estandariza y acelera los flujos de trabajo de documentos de recursos humanos. Los procesos que antes tardaban hasta 20 días ahora se reducen, de media, a un solo día.

¿Qué tipos de documentos de RRHH se pueden gestionar con Tomorro?

Tomorro soporta la gestión de todos los documentos relacionados con el ciclo de vida de los empleados dentro de la empresa, incluidos contratos de trabajo, traslados, bajas parentales, dimisiones y diversos certificados. Cualquier documento que requiera firma se puede firmar online a través de la firma electrónica segura de Tomorro.