Cómo Sames utiliza Tomorro para acelerar su transformación digital y difundir una cultura jurídica

El desafío Sames

El desafío Sames tiene 2 niveles. En primer lugar, el asesor jurídico es el único abogado de esta empresa cuyas cuestiones jurídicas son múltiples: asociaciones comerciales, compras, aspectos regulatorios, litigios previos, etc. Para gestionar todas estas cuestiones, es necesario encontrar apoyo para una mejor productividad.

Luego, un punto significativo, el sector industrial es un sector en plena transición digital: los equipos deben adoptar nuevas prácticas. En este contexto, el papel de Tomorro es marcar los primeros hitos de la digitalización a mayor escala.  

El desafío es, por tanto, importante. Esto implica no sólo ayudar al único abogado a definir el proceso contractual sino también demostrar en el campo la utilidad y facilidad de la herramienta.

Las necesidades de Sames

El puesto de asesor jurídico existe desde hace poco menos de 2 años. Por tanto, su misión es estructurar el departamento jurídico y difundir la cultura del derecho entre el personal operativo. Un intento de crear software internamente a escala grupal fracasó por razones técnicas y organizativas. Entonces era imperativo empezar “pequeño” y justificar con funcionalidades simples el interés en utilizar una herramienta de gestión de contratos.

La falta de visibilidad también es un obstáculo para la gestión de contratos. Los acuerdos alcanzados quedan almacenados en los servidores (ordenadores, nube, etc.) de cada empleado o en ficheros en papel. Por tanto, los datos contractuales no están centralizados. Sin embargo, tener acceso rápido a la información correcta es una condición esencial para monitorear las obligaciones de cada parte interesada y la seguridad de las transacciones en caso de litigio. Centralizar documentos es una prioridad para proteger los intereses legales y financieros de la empresa.

Finalmente, Sames no había formalizado un modelo de contrato estándar para todas las circunstancias. Cada uno utilizó documentos copiados y pegados que a veces están fechados o son incorrectos. Sin embargo, el ejercicio de verificación se volvió muy complicado durante los períodos pico. Por lo tanto, cada transacción potencial genera solicitudes de validación de NDA diariamente, mientras que las renovaciones de enmiendas anuales pueden provocar un pico de trabajo para el abogado en unas pocas semanas. La estandarización de las convenciones es, por tanto, una de las claves para controlar el flujo de compromisos.

¿Cómo ayuda Tomorro a Sames a resolver sus problemas?

Un departamento jurídico recién creado dentro de una industria con prácticas bien establecidas debe demostrar su valor añadido y su legitimidad. Por eso, la digitalización de los procesos contractuales es una gran palanca para inculcar nuevos hábitos en el personal operativo.

Sames se enfrenta a un desafío relacionado con la gestión del cambio. Por eso es imperativo demostrar que Tomorro es un facilitador. La estrategia fue utilizar la herramienta en contratos recurrentes, pero cuyo volumen requiere mucho tiempo (la NDA ya mencionada, por ejemplo). Los empleados quedaron conquistados por la sencillez y rapidez en la contratación gracias a la firma electrónica integrada que es sin duda el valor añadido más visible de Tomorro.

En el aspecto legal, cuando el usuario es autónomo, el ahorro de tiempo es evidente: unos diez minutos en lugar de unas 2 horas. Al centralizar todos los pasos, Tomorro elimina el procesamiento manual como los distintos intercambios de correo electrónico, la exportación del archivo a una herramienta de firma, etc.

La contratheque es la otra funcionalidad que permite enumerar todas las convenciones y estandarizarlas. El desafío es controlar todos los documentos contractuales en sentido ascendente. La parte más difícil es lograr que Tomorro sea adoptado en la vida diaria del personal operativo. Sames destaca la importancia de elegir una herramienta que sea muy fácil de usar, realizar sesiones de formación y comunicarse periódicamente en cuanto se añade un nuevo modelo. En última instancia, el reflejo de la “contrateca” ahorrará tiempo tanto a los equipos como al abogado.

Por último, Tomorro es un “todo en uno”. Así, no salir de la interfaz permite agregar datos contractuales sobre los que es posible tener una visión global. Además, el departamento de contabilidad consulta periódicamente el panel de control para validar las facturas de compra y las fechas de renovación.

El impacto de Tomorro en el día a día del único abogado de Sames

Tomorro

está a pesar de sí mismo involucrado en el torbellino de la transformación digital de esta hermosa empresa industrial. El abogado único todavía tiene muchos retos que superar, pero las primeras piedras puestas ya son una victoria:

1. La firma electrónica de NDA es, por un lado, la forma de legitimar la utilidad de una herramienta digital y, por otro, el ahorro de tiempo más significativo desde que se solicita constantemente para este tipo de contratos;
2. La biblioteca de contratos aportó dos ventajas importantes: visibilidad de los datos existentes (la recopilación aún está en curso) y estandarización de los modelos utilizados. El otro objetivo es también eliminar por completo el papel para evitar la dispersión de recursos. Esto prepara el terreno para la esperada centralización de los futuros datos contractuales;
3. El archivo de los compromisos y la visión de las informaciones clave representan la ventaja definitiva de Tomorro. Cuando el proceso esté completamente digitalizado, Sames finalmente podrá explotar y analizar todos sus contratos.

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